Bảo quản kém làm hư hỏng hồ sơ công chứng lưu trữ

Lưu trữ và bảo quản hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng, gắn liền với giá trị chứng cứ và tính ổn định của các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng do điều kiện bảo quản kém như ẩm mốc, mối mọt, phai mực, rách nát, gây khó khăn cho việc trích xuất và sử dụng khi có tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm tra. Vấn đề đặt ra là trách nhiệm pháp lý phát sinh trong những trường hợp này được xác định như thế nào. Bài viết phân tích toàn diện các khía cạnh pháp lý liên quan.

>>> Xem thêm: Những giấy tờ không thể công chứng tại văn phòng công chứng

1. Nghĩa vụ pháp lý về bảo quản hồ sơ công chứng

Theo quy định của pháp luật về công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chứng an toàn, đầy đủ và lâu dài theo thời hạn luật định. Nghĩa vụ này không chỉ dừng lại ở việc giữ hồ sơ mà còn bao gồm:

• Bảo đảm điều kiện vật chất phù hợp để tránh hư hỏng

• Áp dụng biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, côn trùng

• Tổ chức quản lý khoa học để thuận tiện cho việc tra cứu, trích xuất

Việc bảo quản kém dẫn đến hư hỏng hồ sơ được xem là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ, dù không có yếu tố cố ý.

2. Hư hỏng hồ sơ công chứng và hệ quả pháp lý phát sinh

Hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng có thể kéo theo nhiều hệ quả nghiêm trọng:

2.1. Ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của hồ sơ

Hồ sơ bị phai mờ, rách nát hoặc mất một phần nội dung sẽ làm giảm khả năng:

• Xác định chính xác nội dung giao dịch

• Làm rõ ý chí thực sự của các bên

• Chứng minh trình tự, thủ tục công chứng đã được thực hiện đúng quy định

Trong tranh chấp, đây là yếu tố bất lợi cho cả người yêu cầu công chứng lẫn tổ chức hành nghề công chứng.

2.2. Gây cản trở hoạt động quản lý nhà nước và tố tụng

Khi cơ quan thanh tra, kiểm tra hoặc Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ mà hồ sơ không còn nguyên vẹn, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị đánh giá là không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý, làm phát sinh trách nhiệm tương ứng.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi dùng dịch vụ sang tên sổ đỏ

3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng

3.1. Trách nhiệm hành chính

Trong trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng do điều kiện bảo quản kém, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử lý vi phạm hành chính nếu:

• Không bảo đảm điều kiện lưu trữ theo quy định

• Không có biện pháp khắc phục, phục hồi hồ sơ kịp thời

Mức xử phạt phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả thực tế.

3.2. Trách nhiệm dân sự bồi thường thiệt hại

Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, nếu việc hư hỏng hồ sơ công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải:

• Bồi thường thiệt hại vật chất phát sinh

• Bồi thường thiệt hại do lợi ích hợp pháp bị mất hoặc bị hạn chế

Hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng trong trường hợp này vừa là đối tượng vi phạm, vừa là yếu tố để xác định mối quan hệ nhân quả giữa hành vi quản lý kém và thiệt hại.

>>> Xem thêm: Công chứng ngoài trụ sở giúp khách hàng tiết kiệm chi phí

4. Trách nhiệm của công chứng viên liên quan đến bảo quản hồ sơ

Mặc dù nghĩa vụ lưu trữ thuộc về tổ chức hành nghề công chứng, nhưng công chứng viên vẫn có trách nhiệm nghề nghiệp nhất định, đặc biệt khi:

• Trực tiếp quản lý hồ sơ

• Có hành vi thiếu trách nhiệm trong việc bàn giao, sắp xếp, lưu trữ

Tùy trường hợp, công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm kỷ luật hoặc trách nhiệm khác theo quy định pháp luật và quy tắc đạo đức nghề nghiệp.

5. Phân biệt hư hỏng do bảo quản kém và sự kiện bất khả kháng

Một vấn đề quan trọng trong xác định trách nhiệm pháp lý là phân biệt:

• Hư hỏng hồ sơ do điều kiện bảo quản kém, thiếu biện pháp phòng ngừa

• Hư hỏng do sự kiện bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn không thể lường trước

Nếu chứng minh được hư hỏng xảy ra do bất khả kháng và đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết, tổ chức hành nghề công chứng có thể được loại trừ hoặc giảm nhẹ trách nhiệm.

6. Giải pháp hạn chế rủi ro pháp lý từ việc hư hỏng hồ sơ công chứng

Để tránh phát sinh trách nhiệm pháp lý, tổ chức hành nghề công chứng cần:

• Đầu tư điều kiện kho lưu trữ đạt chuẩn

• Thực hiện số hóa hồ sơ công chứng song song với lưu trữ bản giấy

• Xây dựng quy trình kiểm tra, bảo quản định kỳ

• Phân công rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ

Đây không chỉ là biện pháp kỹ thuật mà còn là yêu cầu pháp lý mang tính phòng ngừa.

Kết luận

Hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng do điều kiện bảo quản kém không đơn thuần là vấn đề quản lý nội bộ mà có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý đa chiều đối với tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân liên quan. Việc tuân thủ nghiêm túc nghĩa vụ bảo quản hồ sơ là yếu tố then chốt để bảo đảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng, bảo vệ quyền lợi của người dân và giữ vững tính an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Lợi dụng hoàn cảnh khó khăn khi ký hợp đồng: Công chứng viên xử lý sao?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn hồ sơ công chứng theo quy định mới

>>> Những thay đổi mới trong quy định về chứng thực chữ ký năm 2025

>>> Mẹo để thương lượng điều khoản tốt trong công chứng mua bán nhà đất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com