Công chứng giấy tờ để sử dụng ở nước ngoài – Có cần lãnh sự quán không?
Công chứng giấy tờ đi nước ngoài là bước quan trọng khi người dân muốn mang theo giấy tờ cá nhân, văn bản pháp lý hay hồ sơ học tập để sử dụng hợp pháp ở nước ngoài. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa việc công chứng trong nước và hợp pháp hóa lãnh sự. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, căn cứ pháp lý và khi nào cần đến lãnh sự quán.
>>> Xem thêm: Tại sao mọi giao dịch lớn đều cần có sự đồng hành củavăn phòng công chứng?
1. Công chứng giấy tờ đi nước ngoài là gì?
Công chứng giấy tờ đi nước ngoài là việc chứng thực chữ ký, bản sao, nội dung của văn bản để đảm bảo giấy tờ đó hợp pháp và có thể được cơ quan nước ngoài công nhận. Tuy nhiên, công chứng trong nước chỉ là một bước. Muốn giấy tờ đó có hiệu lực ở nước ngoài, bạn còn cần thực hiện bước tiếp theo là hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự, tùy thuộc vào nước đến.
2. Căn cứ pháp lý liên quan đến công chứng và chứng nhận lãnh sự
2.1. Luật Công chứng 2014
Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác…”
Tuy nhiên, Luật Công chứng không điều chỉnh giá trị pháp lý của giấy tờ khi sử dụng ở nước ngoài.
>>> Xem thêm: Dịch thuật công chứng không đúng chuẩn có thể khiến bạn bị từ chối hồ sơ?
2.2. Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Điều 2 quy định: “Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ, tài liệu để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.”
Điều 9, Điều 10: Quy định rõ thủ tục chứng nhận lãnh sự đối với tài liệu công chứng.
3. Có cần lãnh sự quán không khi công chứng giấy tờ đi nước ngoài?
3.1. Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Bạn phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu:
Bạn mang giấy tờ công chứng từ Việt Nam sang nước không tham gia Công ước La Hay 1961 (ví dụ: Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, v.v.).
Cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của Việt Nam.
Anh A cần mang bằng đại học đi làm việc tại Hàn Quốc. Sau khi sao y công chứng bằng tại văn phòng công chứng, anh A phải đem bản sao này đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao Việt Nam) để chứng nhận lãnh sự, rồi đem tiếp đến Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam để hợp pháp hóa.
Giấy tờ được sử dụng ở quốc gia tham gia Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa lãnh sự (ví dụ: Pháp, Đức, Úc…).
Tuy nhiên, bạn vẫn cần xin dấu Apostille từ Bộ Ngoại giao Việt Nam (hiện Việt Nam chưa tham gia Công ước này, nên bạn vẫn phải chứng nhận lãnh sự).
Kết luận: Hầu hết trường hợp hiện nay, giấy tờ công chứng ở Việt Nam đem ra nước ngoài vẫn cần qua lãnh sự quán, trừ một số trường hợp song phương đặc biệt.
4. Quy trình công chứng giấy tờ đi nước ngoài
4.1. Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Bản chính cần công chứng (bằng cấp, giấy khai sinh, giấy kết hôn, hộ khẩu…)
4.2. Bước 2: Thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng
Đến văn phòng công chứng để công chứng bản sao hoặc chứng thực chữ ký.
Công chứng viên xác nhận và đóng dấu đỏ.
4.3. Bước 3: Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP. HCM.
Lệ phí: Theo Thông tư 264/2016/TT-BTC, phí là 30.000đ/tờ.
4.4. Bước 4: Hợp pháp hóa tại lãnh sự quán nước ngoài khi có giấy tờ đi nước ngoài
Sau khi được chứng nhận bởi Việt Nam, bạn nộp giấy tờ tới lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng tài liệu.
Một số quốc gia yêu cầu dịch thuật công chứng sang tiếng bản địa trước khi hợp pháp hóa.
Ví dụ minh họa:
Chị B cần mang giấy kết hôn đến Đức để làm thủ tục bảo lãnh. Chị B công chứng bản sao, dịch sang tiếng Đức, sau đó đem đến Cục Lãnh sự để chứng nhận, rồi đến Đại sứ quán Đức tại Hà Nội để hợp pháp hóa. Sau khi hoàn tất, giấy tờ của chị được công nhận hợp pháp tại Đức.
5. Một số lưu ý quan trọng về giấy tờ đi nước ngoài
Công chứng trong nước không thay thế hợp pháp hóa lãnh sự.
Mỗi quốc gia có quy định riêng, cần kiểm tra yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài.
Một số giấy tờ có thể yêu cầu công chứng nội dung, không chỉ bản sao hay chữ ký.
>>> Xem thêm: Phương pháp mới nhất để hoàn thành công chứng giấy tờ an toàn và hiệu quả
6. Kết luận
Công chứng giấy tờ đi nước ngoài là bước đầu tiên để giấy tờ được chấp nhận tại nước ngoài. Tuy nhiên, phần lớn trường hợp vẫn phải thông qua lãnh sự quán để thực hiện chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
