Công chứng văn bản phân chia di sản khi có người thừa kế ở xa
Trong thực tế, không ít trường hợp người thừa kế ở xa, sinh sống ở nhiều tỉnh thành khác nhau, thậm chí ở nước ngoài, khiến việc công chứng văn bản phân chia di sản gặp nhiều khó khăn. Vậy trong trường hợp này, liệu có thể công chứng di sản ở xa mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật, cách xử lý và hướng dẫn thủ tục công chứng di sản khi người thừa kế không thể có mặt đầy đủ, giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình.
Các phương án thực hiện công chứng di sản khi có người thừa kế ở xa
Khi một hoặc nhiều người thừa kế không thể trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng, có thể áp dụng một trong các giải pháp hợp pháp sau:
Phương án 1: Ủy quyền công chứng
Người ở xa có thể lập giấy ủy quyền cho người thân hoặc đại diện hợp pháp thay mặt tham gia ký văn bản phân chia di sản.
Giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại nơi người ủy quyền cư trú (phòng công chứng, UBND xã, phường).
Nội dung ủy quyền phải ghi rõ phạm vi và thời hạn, ví dụ: “Ủy quyền cho ông/bà A được thay mặt tôi ký văn bản phân chia di sản của ông/bà B tại Văn phòng công chứng”.
>>> Xem thêm: Có bắt buộc phảicông chứng giấy tờ khi nộp hồ sơ hành chính?
Phương án 2: Ký riêng từng người tại các tổ chức công chứng khác nhau
Trong trường hợp người thừa kế ở nhiều địa phương, có thể:
Mỗi người đến văn phòng công chứng nơi cư trú để ký vào bản sao cùng nội dung của văn bản phân chia di sản.
Các văn bản này sau đó được tập hợp, chứng nhận chéo và hợp nhất thành một hồ sơ công chứng hoàn chỉnh.
Phương án 3: Xác nhận chữ ký qua cơ quan đại diện ngoại giao (đối với người thừa kế ở nước ngoài)
Người thừa kế ở nước ngoài có thể:
Ký vào văn bản ủy quyền hoặc văn bản đồng ý phân chia di sản tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam;
Sau đó gửi về Việt Nam qua đường bưu điện để hoàn thiện hồ sơ công chứng.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng di sản khi có người thừa kế ở xa
Hồ sơ cơ bản bao gồm:
Bản gốc hoặc bản sao hợp lệ di chúc (nếu có);
Giấy chứng tử của người để lại di sản;
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, sổ tiết kiệm…);
Giấy tờ nhân thân của những người thừa kế (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu…);
Giấy ủy quyền hợp pháp (trong trường hợp người thừa kế ở xa không trực tiếp ký);
Văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc quan hệ thừa kế (nếu có).
Quy trình công chứng di sản khi có người thừa kế ở xa
Bước 1: Nộp hồ sơ sơ bộ Người đại diện hoặc một trong các người thừa kế có thể nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có tài sản (theo Điều 42 Luật Công chứng 2014).
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn bổ sung Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp của di chúc (nếu có), giấy tờ sở hữu, giấy ủy quyền và xác định đầy đủ những người thừa kế.
Bước 3: Ký văn bản phân chia di sản
Người có mặt tại văn phòng công chứng sẽ ký trực tiếp.
Người ở xa có thể gửi văn bản ủy quyền hoặc văn bản đồng thuận có chứng thực chữ ký.
Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận và phát hành văn bản Sau khi đủ chữ ký và hồ sơ hợp lệ, công chứng viên ký chứng nhận. Văn bản công chứng có hiệu lực ngay từ ngày ký và có thể được gửi về qua đường bưu điện cho người ở xa.
>>> Xem thêm: Khiếu nại thế nào nếu dịch vụ làm sổ đỏ làm sai thông tin?
Hiệu lực pháp lý của công chứng di sản khi có người thừa kế ở xa
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày công chứng viên ký và đóng dấu. Do đó, dù người thừa kế ở xa không trực tiếp ký tại cùng một thời điểm, nhưng nếu có ủy quyền hợp pháp hoặc chữ ký được chứng thực đúng quy định, văn bản vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ, đảm bảo quyền thừa kế và được sử dụng để sang tên tài sản.
Lưu ý khi công chứng di sản khi người thừa kế ở xa
Giấy ủy quyền phải rõ ràng, cụ thể và được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp;
Không được ủy quyền trong trường hợp người thừa kế mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị tòa án hạn chế năng lực;
Cần thống nhất nội dung trước khi ký để tránh sai lệch giữa các bản văn bản phân chia di sản;
Nếu di sản có yếu tố nước ngoài (tài sản ở nhiều quốc gia, người thừa kế ở nước ngoài), nên liên hệ Sở Tư pháp hoặc Bộ Ngoại giao để được hướng dẫn cụ thể.
Kết luận
Việc công chứng di sản ở xa hoàn toàn có thể thực hiện được nếu người thừa kế biết cách áp dụng đúng các hình thức ủy quyền, xác nhận chữ ký và phối hợp giữa các tổ chức công chứng. Hình thức này giúp đảm bảo quyền lợi cho tất cả những người thừa kế, dù họ sinh sống tại nhiều nơi khác nhau, đồng thời vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
