Điều kiện và lưu ý khi đăng ký trụ sở công ty theo quy định mới
Khi thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn và đăng ký trụ sở công ty là bước quan trọng đầu tiên, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động và quản lý sau này. Không ít hồ sơ đăng ký bị từ chối vì địa chỉ không hợp lệ hoặc không đáp ứng quy định pháp luật. Vậy điều kiện để đăng ký trụ sở công ty là gì và cần lưu ý những gì theo quy định mới? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng chi tiết để tránh sai sót trong quá trình đăng ký.
>>> Xem thêm: Những “cái bẫy” thường gặp khi công chứng giấy tờ tại văn phòng công chứng
Điều kiện hợp pháp để đăng ký trụ sở công ty
Khi đăng ký trụ sở công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:
Địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, hợp pháp
Địa chỉ phải xác định được theo cấp số nhà, ngách, hẻm, phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố;
Không được đăng ký trụ sở tại khu vực cấm hoặc không được phép kinh doanh (như nhà tập thể, chung cư chỉ để ở);
Trường hợp sử dụng chung cư hỗn hợp (có chức năng thương mại – dịch vụ – nhà ở), cần có giấy tờ chứng minh khu vực được phép làm văn phòng.
Có quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đăng ký
Doanh nghiệp phải có một trong các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như:
Hợp đồng thuê văn phòng kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở);
Giấy tờ chứng minh địa chỉ thuộc quyền sở hữu của người đại diện pháp luật hoặc thành viên góp vốn.
Phù hợp với ngành nghề và quy mô kinh doanh
Một số ngành nghề (như sản xuất, kinh doanh hóa chất, dược phẩm, thực phẩm…) yêu cầu địa điểm đáp ứng điều kiện an toàn, vệ sinh, môi trường theo quy định riêng.
>>> Xem thêm: Mẹo chọn đúngdịch vụ làm sổ đỏ giữa hàng trăm đơn vị quảng cáo
Lưu ý quan trọng khi đăng ký trụ sở công ty
Để tránh bị trả hồ sơ hoặc xử phạt, doanh nghiệp cần ghi nhớ các điểm sau:
Không được dùng căn hộ chung cư thuần túy làm trụ sở
Theo “Luật Nhà ở 2014” và các quy định liên quan, chung cư chỉ để ở không được phép sử dụng làm trụ sở công ty. Việc vi phạm có thể bị xử phạt hành chính từ 20 – 40 triệu đồng và bị buộc chấm dứt hoạt động tại địa chỉ đó.
Treo biển hiệu công ty tại trụ sở
Sau khi đăng ký thành lập, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở theo quy định tại “Nghị định 50/2016/NĐ-CP”. Biển hiệu cần ghi rõ:
Tên công ty theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Quy trình đăng ký trụ sở công ty được thực hiện cùng với thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc khi thay đổi địa chỉ:
Chuẩn bị hồ sơ:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký;
Điều lệ công ty;
Quyết định, biên bản họp về việc đặt hoặc chuyển trụ sở (nếu có);
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở.
Nộp hồ sơ: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính hoặc thực hiện online qua https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Nhận kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi rõ địa chỉ trụ sở.
Một số sai lầm thường gặp khi đăng ký trụ sở công ty
Ghi địa chỉ không đúng thực tế hoặc chưa có biển số nhà;
Dùng địa chỉ ảo, địa chỉ thuê tạm không có hợp đồng hợp lệ;
Không cập nhật khi chuyển địa điểm làm việc;
Dùng nhà chung cư chỉ để ở làm văn phòng đăng ký.
Những sai sót này có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc công ty bị xử phạt hành chính.
Kết luận
Đăng ký trụ sở công ty đúng quy định giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, thuận lợi trong giao dịch và kiểm tra hành chính. Khi lựa chọn địa điểm, hãy đảm bảo địa chỉ rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với mục đích kinh doanh, đồng thời thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo khi có thay đổi. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tránh rủi ro pháp lý ngay từ bước đầu tiên.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
