Trong thực tiễn hành nghề công chứng, không ít giao dịch dân sự, đặc biệt là các hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, tài sản có giá trị lớn, tiềm ẩn dấu hiệu trốn thuế thông qua việc khai giá không đúng thực tế, che giấu nghĩa vụ tài chính hoặc phân tách giao dịch nhằm giảm số thuế phải nộp. Trong bối cảnh đó, lưu trữ hồ sơ công chứng giữ vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch mà còn phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế và xác định trách nhiệm pháp lý của các chủ thể liên quan. Việc phân tích vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ đối với các giao dịch có dấu hiệu trốn thuế có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn áp dụng pháp luật.
1. Giao dịch có dấu hiệu trốn thuế và đặc thù trong hoạt động công chứng
Giao dịch có dấu hiệu trốn thuế thường thể hiện qua các biểu hiện như:
Giá trị ghi trong hợp đồng công chứng thấp hơn đáng kể so với giá giao dịch thực tế
Việc tách hợp đồng, lập nhiều văn bản nhằm giảm căn cứ tính thuế
Thỏa thuận thanh toán ngoài hợp đồng không được thể hiện trong văn bản công chứng
Mặc dù công chứng viên không có chức năng xác định nghĩa vụ thuế, nhưng với vai trò là người chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của giao dịch, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải đặc biệt chú trọng việc lập và lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, trung thực, nhằm bảo đảm khả năng truy xuất và kiểm tra khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ và giá trị trong việc nhận diện dấu hiệu trốn thuế
2.1. Phản ánh nội dung khai báo của các bên tại thời điểm giao kết
Hồ sơ công chứng lưu trữ ghi nhận toàn bộ nội dung do các bên tự nguyện thỏa thuận và khai báo, bao gồm:
Giá chuyển nhượng
Phương thức và tiến độ thanh toán
Các phụ lục hợp đồng (nếu có)
Đây là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên khi cơ quan thuế phát hiện sự chênh lệch giữa giá khai báo và giá giao dịch thực tế.
Từ đó, cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm hành chính hoặc hình sự của bên có hành vi trốn thuế theo quy định pháp luật thuế và pháp luật hình sự.
3.2. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
Về nguyên tắc, tổ chức hành nghề công chứng không chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế thay cho các bên. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng lưu trữ được sử dụng để xem xét:
Công chứng viên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giải thích quyền và nghĩa vụ pháp lý hay chưa
Có hay không việc tiếp tay, thông đồng hoặc làm ngơ trước các dấu hiệu bất thường rõ ràng
Trong trường hợp hồ sơ lưu trữ cho thấy quy trình công chứng được thực hiện đúng quy định, đây là căn cứ quan trọng để bảo vệ công chứng viên trước các cáo buộc liên quan.
>>> Xem thêm: Công chứng tại nhà ở quận Bình Thạnh – Có mất thêm phí không?
4. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong hoạt động thanh tra, kiểm tra thuế
Khi cơ quan thuế, cơ quan thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò:
Nguồn tài liệu gốc phục vụ xác minh nghĩa vụ tài chính
Căn cứ để đánh giá tính trung thực của giao dịch
Cơ sở xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế
Việc không lưu trữ đầy đủ hoặc để thất lạc, hư hỏng hồ sơ trong các trường hợp này có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng.
5. Ranh giới pháp lý giữa nghĩa vụ công chứng và hành vi trốn thuế
Một điểm cần làm rõ là: công chứng không làm phát sinh hay thay thế nghĩa vụ thuế. Hồ sơ công chứng lưu trữ chỉ ghi nhận ý chí và thỏa thuận của các bên tại thời điểm giao kết. Tuy nhiên:
Nếu hồ sơ thể hiện rõ dấu hiệu bất thường nhưng vẫn được công chứng mà không có biện pháp nghiệp vụ cần thiết
Hoặc có tài liệu chứng minh việc cố ý hợp thức hóa giao dịch gian dối
thì hồ sơ công chứng lưu trữ có thể trở thành căn cứ bất lợi cho chính tổ chức hành nghề công chứng trong việc xác định trách nhiệm pháp lý.
6. Ý nghĩa phòng ngừa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, chính xác và an toàn có ý nghĩa:
Phòng ngừa rủi ro pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng
Bảo vệ công chứng viên trước các nghi ngờ liên quan đến trốn thuế
Góp phần minh bạch hóa giao dịch dân sự và hỗ trợ quản lý thuế
Trong bối cảnh tăng cường kiểm soát nghĩa vụ tài chính đối với các giao dịch tài sản, vai trò này ngày càng trở nên quan trọng.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch có dấu hiệu trốn thuế không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là cơ chế pháp lý quan trọng giúp nhận diện bản chất giao dịch, xác định trách nhiệm của các chủ thể và hỗ trợ hoạt động quản lý nhà nước về thuế. Hồ sơ công chứng lưu trữ vừa là căn cứ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên, vừa là thước đo đánh giá tính tuân thủ pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng trong những giao dịch tiềm ẩn rủi ro cao.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
