Hồ sơ công chứng lưu trữ và lỗi người yêu cầu công chứng
Trong các tranh chấp phát sinh từ giao dịch đã được công chứng, một vấn đề thường xuyên được đặt ra là xác định lỗi của người yêu cầu công chứng khi giao dịch bị tuyên vô hiệu, bị hủy bỏ hoặc gây thiệt hại cho bên còn lại. Không phải mọi hậu quả pháp lý bất lợi đều xuất phát từ sai sót của công chứng viên hay tổ chức hành nghề công chứng. Trên thực tế, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc làm rõ hành vi, mức độ nhận thức và ý chí của người yêu cầu công chứng tại thời điểm xác lập giao dịch, từ đó là căn cứ quan trọng để xác định lỗi và trách nhiệm pháp lý tương ứng.
>>> Xem thêm: Mức phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng đất mới nhất tại văn phòng công chứng
1. Người yêu cầu công chứng và nghĩa vụ trung thực trong giao dịch
Theo pháp luật về công chứng và pháp luật dân sự, người yêu cầu công chứng có nghĩa vụ:
Cung cấp đầy đủ, trung thực giấy tờ, thông tin liên quan đến giao dịch
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của các giấy tờ do mình xuất trình
Tự chịu hậu quả pháp lý nếu cố ý hoặc vô ý cung cấp thông tin sai lệch
Nguyên tắc này được thể hiện rõ qua quy định: “Người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đã cung cấp”.
Việc xác định người yêu cầu công chứng có lỗi hay không phụ thuộc rất lớn vào dữ liệu được phản ánh trong hồ sơ công chứng lưu trữ.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ – căn cứ phản ánh hành vi và ý chí của người yêu cầu công chứng
Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ bao gồm văn bản công chứng mà còn ghi nhận toàn bộ quá trình xác lập giao dịch, bao gồm:
Giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình
Phiếu yêu cầu công chứng
Lời chứng và tài liệu nghiệp vụ của công chứng viên
Các bản giải trình, cam kết (nếu có)
Thông qua các tài liệu này, có thể làm rõ:
Người yêu cầu công chứng đã khai báo những gì
Có che giấu thông tin hay không
Có dấu hiệu biết rõ rủi ro pháp lý nhưng vẫn thực hiện giao dịch
Đây là cơ sở quan trọng để xác định lỗi chủ quan của người yêu cầu công chứng.
3. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác định lỗi cố ý
Lỗi cố ý của người yêu cầu công chứng thường thể hiện ở các hành vi như:
Cung cấp giấy tờ giả mạo hoặc đã bị vô hiệu
Khai báo không đúng tình trạng pháp lý của tài sản
Cố tình che giấu việc tài sản đang tranh chấp, bị kê biên hoặc bị hạn chế giao dịch
Trong các trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để chứng minh:
Người yêu cầu công chứng đã ký xác nhận nội dung khai báo
Công chứng viên đã thực hiện việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý
Hành vi gian dối xuất phát từ phía người yêu cầu công chứng chứ không phải từ sai sót nghiệp vụ
5. Phân định lỗi giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên
Trong nhiều tranh chấp, vấn đề cốt lõi là phân định lỗi giữa:
Người yêu cầu công chứng
Công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng
Hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò trung tâm trong việc:
Chứng minh công chứng viên đã thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ
Làm rõ nguồn gốc thông tin sai lệch
Xác định trách nhiệm thuộc về bên cung cấp thông tin hay bên chứng nhận
Nếu hồ sơ thể hiện rõ người yêu cầu công chứng đã cam kết, xác nhận thông tin nhưng thông tin đó không đúng sự thật, thì lỗi pháp lý chủ yếu thuộc về người yêu cầu công chứng.
6. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ, trong một vụ tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất bị tuyên vô hiệu do tài sản đang bị kê biên, hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Người yêu cầu công chứng ký cam kết đất không tranh chấp, không bị kê biên
Công chứng viên đã giải thích rõ hậu quả pháp lý nếu thông tin không đúng
Căn cứ vào hồ sơ này, Tòa án xác định lỗi thuộc về người yêu cầu công chứng do đã cung cấp thông tin sai sự thật, từ đó buộc bên này chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ có giá trị chứng minh tính hợp pháp của giao dịch mà còn giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xác định lỗi của người yêu cầu công chứng khi phát sinh tranh chấp hoặc hậu quả pháp lý. Việc lưu trữ đầy đủ, chính xác và khoa học hồ sơ công chứng giúp làm rõ hành vi, ý chí và mức độ nhận thức của người yêu cầu công chứng, qua đó bảo đảm việc phân định trách nhiệm pháp lý được thực hiện khách quan, đúng pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
