Lưu trữ hồ sơ công chứng giao dịch có người giám hộ
Trong các giao dịch dân sự mà một bên là người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức, vai trò của người giám hộ mang ý nghĩa quyết định đối với hiệu lực pháp lý của giao dịch. Thực tiễn cho thấy, nhiều tranh chấp phát sinh không nằm ở nội dung hợp đồng mà xoay quanh việc xác định tư cách, phạm vi và thời điểm giám hộ. Khi giao dịch được công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ trung tâm để đánh giá tính hợp pháp của việc đại diện thông qua giám hộ. Bài viết phân tích vai trò và yêu cầu pháp lý đối với việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong các giao dịch có người giám hộ tham gia.
>>> Xem thêm: Tại sao nên đến văn phòng công chứng thay vì chứng thực tại phường?
1. Người giám hộ và ý nghĩa pháp lý trong giao dịch dân sự
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, giám hộ là chế định nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người không có hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự. Người giám hộ được xác lập theo quy định pháp luật hoặc theo quyết định của Tòa án và có quyền đại diện cho người được giám hộ trong phạm vi luật định.
Pháp luật quy định rõ: “Người giám hộ đại diện cho người được giám hộ trong việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người được giám hộ”. Do đó, việc xác định đúng tư cách và phạm vi giám hộ tại thời điểm giao dịch là điều kiện tiên quyết để giao dịch có hiệu lực.
2. Đặc thù công chứng giao dịch có người giám hộ tham gia
So với các giao dịch thông thường, giao dịch có người giám hộ tham gia đặt ra yêu cầu kiểm tra pháp lý chặt chẽ hơn đối với công chứng viên, đặc biệt ở các nội dung:
Tình trạng năng lực hành vi dân sự của người được giám hộ;
Căn cứ xác lập giám hộ;
Phạm vi đại diện của người giám hộ;
Việc giao dịch có vì lợi ích của người được giám hộ hay không.
Những yếu tố này phải được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ công chứng lưu trữ để bảo đảm khả năng kiểm chứng về sau.
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này là điều kiện để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ công chứng.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác định hiệu lực giao dịch
Khi phát sinh tranh chấp, Tòa án thường tập trung xem xét các vấn đề:
Người giám hộ có được xác lập hợp pháp hay không;
Phạm vi giám hộ có bao trùm giao dịch đã ký kết hay không;
Giao dịch có phục vụ lợi ích của người được giám hộ hay không.
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để:
Đối chiếu thời điểm giao dịch với tình trạng giám hộ;
Xác định ý chí và nhận thức của các bên;
Đánh giá trách nhiệm của người giám hộ và công chứng viên.
Theo Luật Công chứng, “văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu”.
>>> Xem thêm: Điều kiện pháp lý để công chứng văn bản thừa kế – công chứng thừa kế
5. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong tranh chấp vượt quá phạm vi giám hộ
Một dạng tranh chấp phổ biến là người giám hộ xác lập giao dịch vượt quá phạm vi giám hộ hoặc không vì lợi ích của người được giám hộ. Trong các trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò:
Làm rõ phạm vi giám hộ được xác lập tại thời điểm công chứng;
Chứng minh việc công chứng viên đã kiểm tra điều kiện giao dịch;
Phân định trách nhiệm giữa người giám hộ và tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu hồ sơ lưu trữ thể hiện rõ các giới hạn giám hộ, khả năng giao dịch bị tuyên vô hiệu sẽ được xem xét trên cơ sở khách quan hơn.
6. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng và rủi ro pháp lý phát sinh
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ hoặc không thể trích xuất khi có tranh chấp về giám hộ có thể dẫn đến:
Khó khăn trong việc bảo vệ giao dịch hợp pháp;
Gia tăng nguy cơ giao dịch bị tuyên vô hiệu;
Phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng.
Do đó, đối với giao dịch có người giám hộ tham gia, yêu cầu lưu trữ hồ sơ công chứng cần được thực hiện ở mức độ chặt chẽ hơn so với giao dịch thông thường.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người giám hộ tham gia giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm tính hợp pháp và ổn định của giao dịch dân sự. Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ phản ánh tình trạng năng lực hành vi dân sự và căn cứ giám hộ tại thời điểm giao kết mà còn là cơ sở then chốt để giải quyết tranh chấp và xác định trách nhiệm pháp lý. Trong bối cảnh các tranh chấp liên quan đến giám hộ ngày càng gia tăng, việc coi trọng công tác lưu trữ hồ sơ công chứng chính là biện pháp bảo vệ hiệu quả nhất cho quyền và lợi ích của người được giám hộ cũng như các chủ thể liên quan.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
