Thiếu chữ ký đồng sở hữu: Công chứng viên có được ký?
Từ chối công chứng hợp đồng khi phát hiện tài sản thuộc sở hữu chung nhưng thiếu chữ ký đồng sở hữu là tình huống phát sinh thường xuyên trong thực tiễn công chứng các giao dịch nhà đất, tài sản có giá trị lớn. Nhiều bên cho rằng chỉ cần một người đứng tên hoặc một người trực tiếp giao dịch là đủ điều kiện công chứng. Tuy nhiên, pháp luật dân sự và công chứng yêu cầu nghiêm ngặt về sự tham gia đầy đủ của các đồng chủ sở hữu trong việc định đoạt tài sản chung. Việc thiếu chữ ký của đồng sở hữu không chỉ làm hợp đồng tiềm ẩn nguy cơ vô hiệu mà còn là căn cứ rõ ràng để công chứng viên từ chối công chứng.
1. Tài sản thuộc sở hữu chung được pháp luật xác định như thế nào?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, tài sản thuộc sở hữu chung là tài sản do nhiều chủ thể cùng có quyền sở hữu, bao gồm:
Sở hữu chung theo phần
Sở hữu chung hợp nhất (điển hình là tài sản chung của vợ chồng)
Đặc điểm cốt lõi của tài sản sở hữu chung là quyền định đoạt không thuộc về một cá nhân riêng lẻ, mà phải tuân theo sự thống nhất ý chí của tất cả các đồng chủ sở hữu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Nguyên tắc định đoạt tài sản chung và yêu cầu về chữ ký đồng sở hữu
Điều 218 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Việc định đoạt tài sản chung phải có sự thỏa thuận của tất cả các đồng chủ sở hữu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Quy định này được hiểu thống nhất trong thực tiễn rằng:
Mọi giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, đặt cọc, mua bán tài sản chung
Đều phải có ý chí thể hiện rõ ràng của toàn bộ đồng sở hữu, thường được thể hiện thông qua chữ ký trực tiếp hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ
Do đó, việc thiếu chữ ký của một hoặc nhiều đồng chủ sở hữu làm cho ý chí định đoạt tài sản chưa đầy đủ về mặt pháp lý.
3. Căn cứ pháp lý để từ chối công chứng khi thiếu chữ ký đồng sở hữu
Công chứng viên có quyền và nghĩa vụ từ chối công chứng trong trường hợp này dựa trên các căn cứ sau:
Điều 218 Bộ luật Dân sự 2015 về định đoạt tài sản chung
Điều 7 Luật Công chứng 2024 về nguyên tắc tuân thủ pháp luật
Điều 44 Luật Công chứng 2024 về trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
Nếu công chứng viên vẫn công chứng hợp đồng khi thiếu chữ ký của đồng sở hữu, thì văn bản công chứng có nguy cơ vi phạm điều cấm của pháp luật, dẫn đến hậu quả vô hiệu.
4. Thiếu chữ ký đồng sở hữu có được xem là “lỗi hình thức” không?
Trong nhiều tranh chấp, các bên cho rằng việc thiếu chữ ký đồng sở hữu chỉ là sai sót hình thức và có thể khắc phục sau. Tuy nhiên, trên phương diện pháp lý, đây không phải lỗi hình thức, mà là:
Thiếu chủ thể có quyền định đoạt
Thiếu sự thể hiện đầy đủ ý chí của các bên có quyền đối với tài sản
Ví dụ minh họa: “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất chỉ có chữ ký của người chồng, trong khi thửa đất là tài sản chung vợ chồng hình thành trong thời kỳ hôn nhân. Trường hợp này, việc thiếu chữ ký của người vợ làm cho hợp đồng không đáp ứng điều kiện về chủ thể và công chứng viên có quyền từ chối công chứng”.
5. Trách nhiệm của công chứng viên khi phát hiện tài sản là sở hữu chung
Theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên không chỉ kiểm tra giấy tờ, mà còn phải:
Xác minh tình trạng pháp lý của tài sản
Đánh giá quyền định đoạt của người ký hợp đồng
Phát hiện các dấu hiệu thiếu chủ thể tham gia giao dịch
Khi phát hiện tài sản thuộc sở hữu chung nhưng thiếu chữ ký đồng sở hữu, công chứng viên bắt buộc phải từ chối công chứng, đồng thời giải thích rõ lý do pháp lý cho người yêu cầu công chứng.
6. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng hợp đồng thiếu chữ ký đồng sở hữu
Nếu hợp đồng vẫn được công chứng trong tình huống này, các rủi ro pháp lý có thể xảy ra gồm:
Hợp đồng bị Tòa án tuyên vô hiệu toàn bộ hoặc một phần
Quyền lợi của đồng sở hữu không ký bị xâm phạm
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xem xét trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Đây là lý do vì sao pháp luật đặt ra cơ chế từ chối công chứng như một biện pháp phòng ngừa rủi ro.
7. Kết luận
Từ chối công chứng hợp đồng khi phát hiện tài sản thuộc sở hữu chung nhưng thiếu chữ ký đồng sở hữu không chỉ là quyền mà còn là nghĩa vụ pháp lý của công chứng viên. Quy định này nhằm bảo đảm nguyên tắc tôn trọng quyền sở hữu chung, ngăn ngừa tranh chấp phát sinh và bảo vệ an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Việc xác định đúng tình trạng sở hữu tài sản và bảo đảm đầy đủ chữ ký đồng sở hữu là điều kiện tiên quyết để hợp đồng được công chứng hợp pháp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
