5 loại giấy tờ bạn không thể công chứng dù mang bản gốc

Giấy tờ không được công chứng là những loại văn bản, tài liệu dù bạn có mang theo bản gốc đầy đủ nhưng vẫn không thể thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Điều này thường xuất phát từ quy định pháp luật cụ thể về giá trị pháp lý của từng loại giấy tờ, thẩm quyền xác nhận, hoặc tính chất tài liệu không phù hợp với hoạt động công chứng. Việc hiểu rõ những giấy tờ này giúp bạn tránh mất thời gian, công sức khi đi công chứng.

 >>> Xem thêm: Đừng bỏ lỡ cơ hội sử dụng dịch vụ chất lượng tại văn phòng công chứng đáng tin cậy.

1. Căn cứ pháp lý về giấy tờ không được công chứng

Theo Điều 5, Điều 37 và Điều 75 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu giấy tờ không đáp ứng đủ điều kiện, thuộc nhóm không có giá trị pháp lý, hoặc trái với quy định của pháp luật. Ngoài ra, Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng hướng dẫn cụ thể các trường hợp không được công chứng, chứng thực.

2. Các loại giấy tờ không được công chứng dù có bản gốc

2.1. Giấy tờ giả mạo, bị tẩy xóa hoặc có dấu hiệu nghi ngờ

Dù mang theo bản gốc, nhưng nếu giấy tờ bị nghi ngờ giả mạo, có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa, công chứng viên sẽ từ chối thực hiện.

Ví dụ thực tế:
Anh A mang theo sổ hộ khẩu bản gốc để chứng thực hợp đồng mua bán xe. Tuy nhiên, công chứng viên phát hiện một số chi tiết trong sổ có dấu hiệu bị cạo sửa. Kết quả là hợp đồng không được công chứng, buộc anh A phải xác minh lại giấy tờ tại cơ quan công an.

 >>> Xem thêm: Bạn có biết khi nào hợp đồng thế chấp bắt buộc phải công chứng?

2.2. Giấy tờ viết tay không có xác nhận hoặc không phải do cơ quan có thẩm quyền cấp

Các loại giấy viết tay như giấy vay tiền, biên nhận, cam kết, nếu không có xác nhận của tổ chức có thẩm quyền thì không thể công chứng, dù có chữ ký và bản gốc đi kèm.

Ví dụ thực tế:
Chị B mang theo bản gốc giấy vay tiền viết tay giữa hai bên, ký tên đầy đủ. Tuy nhiên, vì văn bản không có xác nhận và không đảm bảo tính xác minh, công chứng viên từ chối chứng thực nội dung.

2.3. Giấy tờ do nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tài liệu nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế). Nếu không, thì dù là bản gốc, vẫn không thể công chứng.

Ví dụ minh họa:
Anh C mang bằng đại học cấp tại Đức đến phòng công chứng để dịch và chứng thực. Tuy nhiên, bằng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, nên công chứng viên không thể thực hiện.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ để sử dụng ở nước ngoài – Có cần lãnh sự quán không?

2.4. Giấy tờ không được công chứng: Giấy tờ bản gốc hết giá trị sử dụng

Giấy tờ đã hết hạn hoặc không còn hiệu lực theo quy định pháp luật thì không được công chứng, kể cả bản gốc. Điều này đảm bảo tránh việc sử dụng giấy tờ cũ để thực hiện giao dịch mới.

Ví dụ thực tế:
Chị D sử dụng hộ chiếu đã hết hạn để chứng thực hợp đồng thuê nhà. Công chứng viên kiểm tra và xác định hộ chiếu đã mất hiệu lực, do đó từ chối công chứng.

2.5. Giấy tờ không được công chứng: Giấy tờ thuộc bí mật nhà nước, tài liệu cấm sao chụp

Một số loại giấy tờ thuộc phạm vi bí mật nhà nước, hồ sơ mật, tài liệu quốc phòng – an ninh, tài liệu nội bộ… sẽ không được công chứng dù có bản gốc, nhằm bảo vệ an toàn thông tin theo quy định pháp luật.

Ví dụ minh họa:
Một người mang theo văn bản đánh dấu “MẬT” của cơ quan Nhà nước để yêu cầu chứng thực bản sao. Công chứng viên phải từ chối theo đúng quy định, vì đây là tài liệu không được phép công khai hoặc chứng thực.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ có dấu hiệu giả mạo – Văn phòng xử lý thế nào?

3. Hệ quả pháp lý nếu công chứng viên cố tình thực hiện

Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải từ chối công chứng nếu phát hiện giấy tờ thuộc loại cấm công chứng. Nếu cố tình thực hiện, công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật, thu hồi thẻ hành nghề, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ vi phạm.

4. Lời khuyên khi chuẩn bị giấy tờ đi công chứng

• Kiểm tra kỹ thời hạn, tình trạng pháp lý và tính xác thực của giấy tờ.

• Nếu có giấy tờ nước ngoài, nên hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa trước khi công chứng.

• Không nên sử dụng giấy tờ viết tay không có giá trị pháp lý để yêu cầu công chứng.

• Hãy đến Văn phòng công chứng uy tín để được tư vấn kỹ càng trước khi thực hiện giao dịch.

 >>> Xem thêm: Cách chuẩn bị giấy tờ để công chứng giấy tờ không bị từ chối

5. Kết luận

Có những giấy tờ không được công chứng dù bạn mang đầy đủ bản gốc. Điều này không phải vì thiếu giấy tờ, mà bởi pháp luật quy định chặt chẽ về tính hợp lệ, giá trị pháp lý và an toàn pháp lý khi công chứng. Để tránh mất thời gian và rủi ro, bạn nên chủ động kiểm tra giấy tờ, hoặc liên hệ các văn phòng công chứng chuyên nghiệp để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.