Công chứng viên kiểm tra hồ sơ sai: Văn bản có bị hủy?
Hủy văn bản công chứng khi công chứng viên vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ là vấn đề ngày càng được đặt ra trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự. Trong nhiều vụ việc, văn bản công chứng được lập trên cơ sở hồ sơ giả mạo, không đầy đủ hoặc không đúng với tình trạng pháp lý thực tế của tài sản. Khi đó, trách nhiệm không chỉ thuộc về người yêu cầu công chứng mà còn gắn liền với nghĩa vụ nghề nghiệp của công chứng viên. Việc phân tích đúng căn cứ hủy văn bản công chứng trong trường hợp này có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo đảm an toàn pháp lý của hoạt động công chứng.
1. Nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ của công chứng viên được hiểu như thế nào?
Theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên không chỉ là người “chứng nhận chữ ký” mà còn là chủ thể thực hiện chức năng kiểm soát tính hợp pháp của giao dịch. Nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ bao gồm:
Kiểm tra hình thức, nội dung giấy tờ trong hồ sơ công chứng
Đối chiếu thông tin giữa các giấy tờ với nhau
Đánh giá sự phù hợp giữa hồ sơ và giao dịch được yêu cầu công chứng
Việc kiểm tra này nhằm bảo đảm rằng văn bản công chứng được lập dựa trên thông tin trung thực, đúng với tình trạng pháp lý thực tế.
2. Căn cứ pháp lý quy định nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ của công chứng viên
Nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ của công chứng viên được ghi nhận rõ trong các văn bản pháp luật sau:
Điều 7 Luật Công chứng 2024: nguyên tắc tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng
Điều 44 Luật Công chứng 2024: trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
Điều 51 Luật Công chứng 2024: trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng
Những quy định này cho thấy pháp luật đặt nghĩa vụ chủ động kiểm tra hồ sơ lên vai công chứng viên, chứ không chỉ dựa vào sự cung cấp thông tin của người yêu cầu công chứng.
3. Thế nào là vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ?
Vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ được hiểu là trường hợp công chứng viên:
Không kiểm tra hoặc kiểm tra một cách hình thức, qua loa
Không phát hiện các mâu thuẫn, sai lệch rõ ràng trong hồ sơ
Vẫn tiến hành công chứng dù có dấu hiệu nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ
Ví dụ minh họa: “Công chứng viên công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất dựa trên Giấy chứng nhận giả mạo, trong khi hồ sơ có nhiều dấu hiệu bất thường về số thửa, diện tích và thời điểm cấp giấy. Trường hợp này được xem là vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ”.
4. Vi phạm nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ có dẫn đến hủy văn bản công chứng không?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự vô hiệu khi không đáp ứng điều kiện về chủ thể, nội dung hoặc hình thức theo luật định. Khi văn bản công chứng được lập trên cơ sở hồ sơ không xác thực, thì:
Ý chí của các bên có thể bị che giấu hoặc bị hiểu sai
Nội dung giao dịch không phản ánh đúng quyền, nghĩa vụ thực tế
Văn bản công chứng không bảo đảm tính hợp pháp
Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ, Tòa án có thể tuyên hủy văn bản công chứng để khôi phục trật tự pháp lý.
5. Mối quan hệ giữa lỗi của công chứng viên và việc hủy văn bản công chứng
Cần phân biệt rõ:
Lỗi của người yêu cầu công chứng: cung cấp giấy tờ giả, thông tin sai lệch
Lỗi của công chứng viên: không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kiểm tra, để lọt hồ sơ không xác thực
Nếu công chứng viên có thể và phải phát hiện các dấu hiệu không xác thực nhưng vẫn công chứng, thì lỗi của công chứng viên trở thành yếu tố quan trọng để Tòa án xem xét hủy văn bản công chứng.
6. Hậu quả pháp lý đối với công chứng viên khi văn bản công chứng bị hủy
Khi văn bản công chứng bị hủy do vi phạm nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ, công chứng viên có thể phải đối mặt với:
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo Luật Công chứng 2024
Trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định của tổ chức hành nghề công chứng
Ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và giá trị pháp lý của hoạt động công chứng
Đây là lý do pháp luật yêu cầu công chứng viên phải thận trọng tối đa trong việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
7. Kết luận
Hủy văn bản công chứng khi công chứng viên vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực hồ sơ là hệ quả pháp lý tất yếu khi hoạt động công chứng không thực hiện đúng chức năng kiểm soát tính hợp pháp của giao dịch. Quy định này không chỉ nhằm xử lý hậu quả của một văn bản công chứng sai sót, mà còn có ý nghĩa phòng ngừa, nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
