Giấy tờ bị tẩy xóa: Công chứng viên xử lý thế nào?
Từ chối công chứng khi phát hiện giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa là biện pháp nghiệp vụ bắt buộc nhằm bảo đảm tính xác thực của chủ thể tham gia giao dịch. Trong thực tiễn công chứng, giấy tờ nhân thân như căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh là căn cứ pháp lý cốt lõi để xác định nhân thân, năng lực hành vi và ý chí của người ký. Khi các giấy tờ này có dấu hiệu bị tẩy xóa, chỉnh sửa hoặc không thống nhất thông tin, công chứng viên không thể xác nhận tính hợp pháp của giao dịch. Việc từ chối công chứng trong trường hợp này không chỉ đúng pháp luật mà còn nhằm phòng ngừa hành vi gian dối và tranh chấp về sau.
1. Vai trò pháp lý của giấy tờ nhân thân trong hoạt động công chứng
Giấy tờ nhân thân là cơ sở để công chứng viên xác định:
Danh tính pháp lý của người yêu cầu công chứng
Năng lực hành vi dân sự và tư cách chủ thể tham gia giao dịch
Sự thống nhất giữa người ký và người có quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng
Trong hoạt động công chứng, mọi sai lệch về nhân thân đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt trong các giao dịch tài sản có giá trị lớn.
2. Thế nào là giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa?
Giấy tờ nhân thân được coi là có dấu hiệu bị sửa chữa khi xuất hiện một hoặc nhiều biểu hiện sau:
Bị tẩy xóa, chèn chữ, viết đè lên thông tin gốc
Thay đổi ảnh, số định danh, họ tên, ngày tháng năm sinh
Không thống nhất giữa các thông tin trên cùng một giấy tờ hoặc giữa các giấy tờ trong hồ sơ
Có dấu hiệu cắt ghép, bong tróc, chỉnh sửa bằng kỹ thuật
Ví dụ minh họa: “Căn cước công dân xuất trình để công chứng hợp đồng có dấu hiệu chỉnh sửa năm sinh và không trùng khớp với thông tin trong sổ hộ khẩu. Trường hợp này được xem là giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa”.
3. Căn cứ pháp lý để công chứng viên từ chối công chứng
Việc từ chối công chứng khi phát hiện giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa được đặt trên các căn cứ pháp lý sau:
Điều 7 Luật Công chứng 2024: nguyên tắc tuân thủ pháp luật, bảo đảm tính hợp pháp của văn bản công chứng
Điều 40 Luật Công chứng 2024: nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng phải cung cấp giấy tờ trung thực, hợp lệ
Điều 44 Luật Công chứng 2024: trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ công chứng
Khi giấy tờ nhân thân không bảo đảm tính xác thực, công chứng viên không có cơ sở pháp lý để xác nhận chủ thể ký kết, do đó buộc phải từ chối công chứng.
4. Phát hiện giấy tờ nhân thân bị sửa chữa có phải là căn cứ nghi ngờ toàn bộ giao dịch?
Trong nhiều trường hợp, dấu hiệu sửa chữa giấy tờ nhân thân không chỉ là sai sót kỹ thuật, mà còn cho thấy:
Nguy cơ giả mạo chủ thể tham gia giao dịch
Khả năng che giấu thông tin về tuổi, tình trạng hôn nhân, năng lực hành vi dân sự
Rủi ro giao dịch được xác lập không đúng người có quyền
Vì vậy, khi phát hiện dấu hiệu sửa chữa giấy tờ nhân thân, công chứng viên có quyền nghi ngờ tính xác thực của toàn bộ giao dịch và từ chối công chứng để phòng ngừa rủi ro pháp lý.
5. Công chứng viên có được tiếp tục công chứng nếu người yêu cầu “cam kết” giấy tờ là thật không?
Về nguyên tắc, cam kết của người yêu cầu công chứng không thể thay thế cho giấy tờ hợp lệ. Pháp luật công chứng không cho phép công chứng viên:
Dựa vào lời cam đoan để bỏ qua nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ
Công chứng trong khi biết hoặc phải biết giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa
Ví dụ minh họa: “Người yêu cầu công chứng cam kết căn cước công dân là thật dù có dấu hiệu tẩy xóa thông tin. Trong trường hợp này, công chứng viên vẫn phải từ chối công chứng do không bảo đảm tính xác thực của hồ sơ”.
6. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng khi giấy tờ nhân thân bị sửa chữa
Nếu công chứng viên vẫn tiến hành công chứng trong trường hợp giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa, các hậu quả pháp lý có thể phát sinh gồm:
Văn bản công chứng bị Tòa án tuyên hủy
Giao dịch bị xác định vô hiệu do sai chủ thể
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại theo Luật Công chứng 2024
Những hậu quả này cho thấy việc từ chối công chứng là biện pháp bảo vệ cần thiết, không phải là hành vi gây khó dễ cho người dân.
7. Kết luận
Từ chối công chứng khi phát hiện giấy tờ nhân thân có dấu hiệu bị sửa chữa là yêu cầu pháp lý bắt buộc nhằm bảo đảm tính xác thực của chủ thể và an toàn pháp lý của giao dịch dân sự. Giấy tờ nhân thân là nền tảng của toàn bộ hồ sơ công chứng; chỉ cần một nghi vấn hợp lý về tính xác thực cũng đủ để công chứng viên từ chối công chứng. Việc tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc này không chỉ bảo vệ quyền lợi của các bên, mà còn bảo vệ chính giá trị pháp lý và uy tín của hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
