Thất lạc hồ sơ công chứng khi thanh tra chi tiết năm 2026
Kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng là cơ chế quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và kỷ cương nghề nghiệp. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy có trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra, gây khó khăn cho việc xác minh giao dịch và làm phát sinh nhiều hệ quả pháp lý. Không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng, sự cố này còn đặt ra trách nhiệm pháp lý đối với cá nhân và tổ chức hành nghề công chứng. Bài viết phân tích toàn diện các dạng trách nhiệm pháp lý phát sinh khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu bảo quản trong hoạt động kiểm tra, thanh tra
Theo Luật Công chứng, hồ sơ công chứng là tài liệu nghiệp vụ bắt buộc phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và có khả năng trích xuất khi cần thiết. Nghĩa vụ này không chấm dứt khi hồ sơ được đưa ra phục vụ kiểm tra, thanh tra mà vẫn thuộc trách nhiệm quản lý của tổ chức hành nghề công chứng.
Pháp luật xác định rõ nguyên tắc: “Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. Do đó, việc hồ sơ bị thất lạc trong bất kỳ giai đoạn nào đều được xem là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ.
2. Nhận diện tình huống hồ sơ công chứng bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra
Hồ sơ công chứng lưu trữ có thể bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra do nhiều nguyên nhân, như:
Giao nhận hồ sơ không lập biên bản, không có danh mục kiểm kê;
Quản lý hồ sơ lỏng lẻo khi xuất kho lưu trữ phục vụ thanh tra;
Thất lạc trong quá trình di chuyển, sao chụp, đối chiếu hồ sơ;
Không hoàn trả đầy đủ hồ sơ sau khi kết thúc kiểm tra, thanh tra.
Dù nguyên nhân là chủ quan hay khách quan, việc không còn khả năng xuất trình hồ sơ gốc đều dẫn đến hệ quả pháp lý bất lợi.
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
3.1. Trách nhiệm hành chính và trách nhiệm quản lý
Tổ chức hành nghề công chứng là chủ thể trực tiếp quản lý kho lưu trữ hồ sơ. Khi hồ sơ bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xem xét:
Trách nhiệm hành chính do vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ;
Trách nhiệm giải trình trước cơ quan quản lý nhà nước;
Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo kết luận thanh tra.
Việc không chứng minh được quy trình giao nhận, bảo quản hồ sơ trong thời gian thanh tra có thể bị đánh giá là lỗi quản lý nghiêm trọng.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị thất lạc có thể gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng, đặc biệt trong các trường hợp:
Giao dịch phát sinh tranh chấp;
Cần hồ sơ để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trước Tòa án;
Cần trích lục để thực hiện thủ tục hành chính hoặc giao dịch tiếp theo.
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, “người gây thiệt hại do lỗi của mình phải bồi thường toàn bộ thiệt hại”. Nếu không chứng minh được việc thất lạc xảy ra ngoài phạm vi kiểm soát hợp lý, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại.
4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và cá nhân liên quan
Công chứng viên và người lao động được giao quản lý hồ sơ trong thời gian kiểm tra, thanh tra có trách nhiệm trực tiếp trong việc bảo quản hồ sơ. Trường hợp xác định có lỗi cá nhân, các chủ thể này có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp;
Trách nhiệm bồi hoàn cho tổ chức hành nghề công chứng;
Trách nhiệm pháp lý khác tùy theo mức độ vi phạm.
Luật Công chứng quy định nghĩa vụ của công chứng viên là “bảo quản hồ sơ công chứng, chịu trách nhiệm về việc công chứng do mình thực hiện”.
5. Ảnh hưởng của việc thất lạc hồ sơ công chứng đến giá trị pháp lý giao dịch
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cao, nhưng trong nhiều trường hợp, Tòa án và cơ quan có thẩm quyền cần đối chiếu với hồ sơ công chứng lưu trữ để:
Xác minh tính hợp pháp của giao dịch;
Làm rõ ý chí tự nguyện của các bên;
Đánh giá trách nhiệm của công chứng viên.
Khi hồ sơ lưu trữ bị thất lạc, giá trị bảo vệ giao dịch của văn bản công chứng có thể bị suy giảm, thậm chí dẫn đến nguy cơ giao dịch bị tuyên vô hiệu nếu không có căn cứ khác để chứng minh.
6. Hồ sơ công chứng lưu trữ và trách nhiệm trong hoạt động thanh tra
Trong hoạt động thanh tra, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là đối tượng kiểm tra mà còn là căn cứ để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng. Việc để thất lạc hồ sơ trong chính quá trình thanh tra có thể bị xem là:
Vi phạm nghĩa vụ hợp tác với cơ quan thanh tra;
Tình tiết bất lợi khi xem xét xử lý trách nhiệm;
Căn cứ để áp dụng biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị thất lạc trong quá trình kiểm tra, thanh tra là sự cố pháp lý nghiêm trọng, không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng mà còn trực tiếp tác động đến uy tín và trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng. Trách nhiệm phát sinh có thể bao gồm trách nhiệm hành chính, dân sự và trách nhiệm nghề nghiệp đối với cá nhân liên quan. Trong bối cảnh hoạt động công chứng ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ, việc xây dựng quy trình quản lý, giao nhận và bảo quản hồ sơ trong suốt quá trình thanh tra cần được xem là yêu cầu bắt buộc để phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
