Có cần công chứng bản sao cho hồ sơ xin việc, hồ sơ thầu?
Công chứng hồ sơ xin việc là một trong những bước khiến nhiều người băn khoăn không biết có bắt buộc hay không. Tương tự, trong quá trình tham gia đấu thầu, việc nộp bản sao công chứng giấy tờ pháp lý cũng là điều kiện tiên quyết trong nhiều hồ sơ mời thầu. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc công chứng bản sao trong hai trường hợp này? Bài viết dưới đây sẽ giải thích rõ từng trường hợp với căn cứ pháp lý, ví dụ minh họa và các lưu ý cần biết.
1.1. Quy định pháp luật về công chứng hồ sơ xin việc
Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì:
“Bản sao được cấp từ sổ gốc, chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Tuy nhiên, hiện nay không có văn bản pháp luật nào bắt buộc người lao động phải nộp hồ sơ xin việc có công chứng. Việc yêu cầu công chứng phụ thuộc vào quy định nội bộ của từng doanh nghiệp.
1.2. Trường hợp nào nên công chứng hồ sơ xin việc?
Khi nhà tuyển dụng yêu cầu rõ trong thông báo tuyển dụng.
Khi ứng tuyển vào cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn hoặc vị trí yêu cầu cao về tính xác thực giấy tờ.
Ví dụ thực tế:
Bạn Minh ứng tuyển vào một ngân hàng thương mại cổ phần. Trong thông báo tuyển dụng có nêu: “Hồ sơ gồm bản sao công chứng các bằng cấp, chứng chỉ liên quan”. Trường hợp này, nếu không nộp bản công chứng, hồ sơ của Minh có thể bị loại ngay từ vòng lọc hồ sơ.
Thực tế, trong hồ sơ mời thầu, nhiều chủ đầu tư quy định: các tài liệu như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng chỉ năng lực, hợp đồng tương tự… phải là bản sao có công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo tính pháp lý.
2.2. Có thể nộp bản sao không công chứng không?
Điều này phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của bên mời thầu. Nếu hồ sơ mời thầu không yêu cầu bản công chứng, nhà thầu có thể nộp bản sao thông thường. Tuy nhiên, để tránh rủi ro bị đánh giá không hợp lệ, hầu hết nhà thầu chủ động công chứng tài liệu.
Ví dụ thực tế:
Công ty A nộp hồ sơ dự thầu xây dựng tuyến đường giao thông nông thôn. Trong hồ sơ, công ty chỉ đính kèm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không công chứng, trong khi hồ sơ mời thầu yêu cầu rõ là “bản sao có công chứng”. Kết quả, hồ sơ bị loại ngay từ bước đánh giá sơ bộ.
Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng (theo Luật Công chứng).
UBND cấp xã/phường nơi bạn cư trú (theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
>>> Xem thêm: Cách làm thế nào để công chứng giấy tờ dễ dàng mà không cần gặp trực tiếp
3.2. Thời hạn sử dụng bản sao công chứng
Theo quy định hiện hành, bản sao công chứng không có thời hạn cố định. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nơi chỉ chấp nhận bản công chứng trong vòng 3 – 6 tháng, đặc biệt là trong lĩnh vực tuyển dụng và đấu thầu.
4. Lưu ý khi công chứng hồ sơ xin việc và hồ sơ thầu
Luôn đọc kỹ thông báo tuyển dụng hoặc hồ sơ mời thầu để biết yêu cầu cụ thể.
Nếu không rõ, hãy liên hệ đơn vị tuyển dụng hoặc bên mời thầu để xác minh thông tin.
Nên chuẩn bị sẵn một số bản sao công chứng để sử dụng khi cần thiết.
Giữ cẩn thận bản gốc, vì công chứng chỉ được thực hiện khi có bản chính để đối chiếu.
Công chứng hồ sơ xin việc và hồ sơ dự thầu không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng lại là yêu cầu phổ biến từ phía doanh nghiệp và các chủ đầu tư. Do đó, việc chuẩn bị sẵn các bản sao công chứng là cách tốt nhất để bạn không bị lúng túng khi cần nộp hồ sơ. Nắm rõ quy định và yêu cầu cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng cơ hội thành công.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
