Hợp đồng thế chấp công chứng xong bị mất bản chính – có cấp lại được không?
Trong bối cảnh ngày càng nhiều giao dịch vay vốn được đảm bảo bằng tài sản, hợp đồng thế chấp trở thành văn bản pháp lý quan trọng không thể thiếu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có không ít trường hợp cá nhân hoặc tổ chức làm mất bản chính hợp đồng thế chấp đã công chứng, gây khó khăn khi thực hiện các thủ tục liên quan như đăng ký biện pháp bảo đảm, giải chấp hay xử lý tài sản. Câu hỏi đặt ra là: liệu mất bản chính có ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng hay không, và có thể xin cấp lại như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dựa trên quy định pháp luật hiện hành, giúp bạn xử lý hiệu quả tình huống này.
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng thế chấp – Cách xử lý khi bên thế chấp không thực hiện đúng nghĩa vụ: công chứng hợp đồng thế chấp.
⚖️ Bị mất hợp đồng thế chấp đã công chứng – Pháp luật xử lý thế nào?
Trong thực tế, hợp đồng thế chấp là một loại văn bản có giá trị pháp lý đặc biệt, được sử dụng để chứng minh mối quan hệ bảo đảm nghĩa vụ giữa bên thế chấp và bên nhận thế chấp, thường là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
Tuy nhiên, nhiều trường hợp sau khi hợp đồng được công chứng xong, một bên hoặc cả hai bên làm mất bản chính. Vấn đề đặt ra là: hợp đồng công chứng bị mất có được cấp lại không, và phải làm thế nào?
📚 Căn cứ pháp lý điều chỉnh
“Luật Công chứng 2024”
“Bộ luật Dân sự 2015”
“Thông tư 07/2023/TT-BTP” của Bộ Tư pháp hướng dẫn nghiệp vụ công chứng
“Thông tư 01/2020/TT-BTP” quy định lưu trữ hồ sơ công chứng
“Nghị định 102/2017/NĐ-CP” về đăng ký biện pháp bảo đảm
🔍 Mất bản chính hợp đồng thế chấp – Có thể cấp lại không?
Khoản 3 Điều 61 “Luật Công chứng 2024” quy định rõ:
“Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã công chứng bị mất, rách, hỏng, các bên có quyền đề nghị tổ chức hành nghề công chứng đã lưu trữ hồ sơ cấp bản sao chứng thực từ sổ lưu.”
Như vậy, không thể cấp lại bản chính y hệt bản đầu tiên, nhưng có thể xin bản sao chứng thực từ hồ sơ công chứng lưu tại Văn phòng công chứng đã thực hiện. Bản sao chứng thực này có giá trị pháp lý tương đương bản chính, theo khoản 2 Điều 61 “Luật Công chứng 2024”:
“Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý như bản chính trong phạm vi nội dung được sao.”
Trình tự xin cấp bản sao hợp đồng thế chấp
1. Chuẩn bị hồ sơ gồm:
Đơn yêu cầu cấp bản sao hợp đồng thế chấp
CMND/CCCD/Hộ chiếu của người yêu cầu
Giấy tờ chứng minh là người tham gia giao dịch hoặc người được ủy quyền
2. Nộp tại Văn phòng công chứng đã công chứng trước đó
Công chứng viên sẽ tra cứu hồ sơ lưu, đối chiếu chữ ký, dấu vân tay, thông tin đính kèm
3. Nhận bản sao chứng thực hợp đồng
Thời gian thường từ 01–03 ngày làm việc
Có thể nhận trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua bưu điện
📌 Ví dụ thực tế minh họa
Anh H. ký hợp đồng thế chấp căn hộ với Ngân hàng T thông qua Văn phòng công chứng P tại TP.HCM. Sau 1 năm, anh H. bị mất bản chính hợp đồng thế chấp trong lúc chuyển nhà. Khi muốn làm thủ tục xóa thế chấp, ngân hàng yêu cầu nộp bản chính. Anh H. quay lại Văn phòng công chứng P, cung cấp hồ sơ chứng minh và được cấp bản sao chứng thực từ sổ lưu.
Nhờ bản sao hợp lệ này, anh H. hoàn tất được thủ tục xóa đăng ký thế chấp tại cơ quan đăng ký đất đai.
🔸 Không phải văn phòng công chứng nào cũng còn lưu hồ sơ đầy đủ
Theo Điều 59 “Luật Công chứng 2024”:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm.” Tuy nhiên, nếu Văn phòng công chứng giải thể, bị thu hồi giấy phép mà không bàn giao hồ sơ lưu trữ đúng quy định, có thể không còn nơi cấp bản sao.
🔸 Bản sao chỉ cấp cho người có quyền lợi liên quan
Không phải ai cũng có thể xin bản sao. Chỉ cá nhân là một trong các bên giao kết hợp đồng, hoặc người được ủy quyền hợp pháp, mới có quyền nộp đơn yêu cầu.
🔸 Cẩn trọng với việc lưu trữ bản chính
Nên lưu bản chính hợp đồng công chứng cùng với các giấy tờ quan trọng khác như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hộ khẩu, hợp đồng tín dụng… tránh mất mát, rủi ro pháp lý.
🧾 Kết luận
Trong trường hợp mất bản chính hợp đồng thế chấp, không thể xin cấp lại bản chính y như ban đầu, nhưng hoàn toàn có thể yêu cầu cấp bản sao chứng thực từ sổ lưu của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện giao dịch.
Bản sao này có giá trị pháp lý để thực hiện các thủ tục cần thiết như đăng ký biện pháp bảo đảm, xóa thế chấp hoặc cung cấp cho ngân hàng theo yêu cầu. Tuy nhiên, người dân cần chủ động lưu giữ bản chính cẩn thận, hoặc scan và lưu trữ bản mềm, đồng thời chỉ đến đúng nơi đã công chứng để xin lại.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
