Công chứng giấy xác nhận cư trú khi dữ liệu không trùng khớp: Xử lý thế nào cho đúng luật?
Khi thực hiện công chứng giấy xác nhận cư trú, không ít người gặp tình huống dữ liệu cá nhân giữa sổ hộ khẩu cũ, CCCD gắn chip và thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia không trùng khớp. Đây là nguyên nhân dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối, gây chậm trễ trong các thủ tục nhà đất, hành chính, tài chính. Vậy trong trường hợp dữ liệu sai lệch, người dân phải xử lý thế nào để được công chứng hợp lệ? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp luật và hướng xử lý đúng quy trình.
1. Giấy xác nhận cư trú là gì? Khi nào cần công chứng?
Theo quy định tại Điều 17 và Điều 18 Nghị định 62/2021/NĐ-CP, “giấy xác nhận thông tin về cư trú” là văn bản do Công an cấp nhằm chứng minh:
Nơi thường trú
Nơi tạm trú
Lịch sử cư trú
Thời điểm đăng ký, xóa đăng ký cư trú
Người dân thường phải công chứng giấy xác nhận cư trú khi:
Làm hồ sơ thừa kế, khai nhận di sản
Làm thủ tục mua bán/định đoạt tài sản
Hồ sơ đất đai
Hồ sơ hành chính, hồ sơ tư pháp
Xác định nơi cư trú trong hợp đồng, giao dịch dân sự
Tuy giấy xác nhận cư trú không bắt buộc phải công chứng, nhưng nhiều cơ quan, tổ chức, ngân hàng yêu cầu bản công chứng để đảm bảo tính xác thực khi lưu hồ sơ.
2. Vì sao dữ liệu cư trú thường không trùng khớp? (Các lỗi phổ biến)
Các nguyên nhân gây sai lệch dữ liệu thường gặp:
(1) Họ tên, ngày sinh khác so với CCCD
Lỗi do sai lệch trong quá trình nhập liệu từ sổ hộ khẩu vào hệ thống Cơ sở dữ liệu dân cư.
Chưa cập nhật thay đổi hộ tịch.
(2) Lịch sử cư trú không đúng
Đã từng chuyển khẩu nhưng Công an chưa cập nhật.
Sai thời điểm đăng ký hoặc xóa đăng ký.
(3) Thông tin số định danh chưa khớp
Trước đây sử dụng CMND 9 số, sau đổi sang CCCD gắn chip nhưng chưa đồng bộ.
(4) Dữ liệu thường trú – tạm trú bị thiếu
Nhiều trường hợp không có thông tin tạm trú mặc dù đã đăng ký theo đúng quy trình.
Khi gặp những lỗi này, văn phòng công chứng có quyền từ chối theo Điều 44 Luật Công chứng 2014 vì: “Thông tin trong giấy tờ công chứng phải chính xác, đầy đủ và hợp pháp”.
✘ Không được công chứng nếu thông tin không thể xác định được người thật
Bao gồm:
Sai ngày/tháng/năm sinh hoàn toàn
Sai số định danh cá nhân
Khác nhau về nhân thân so với CCCD hoặc giấy tờ nền
Lịch sử cư trú không khớp, gây nhầm lẫn trong hồ sơ đất đai/thừa kế
Công chứng viên buộc phải từ chối theo Điều 44 và Điều 7 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Tại saocông chứng nhà đất lại giúp bảo vệ quyền lợi cho bạn
4. Xử lý thế nào khi dữ liệu cư trú không trùng khớp? (Quy trình đúng luật)
Bước 1 – Kiểm tra thông tin bằng ứng dụng VNeID
Kiểm tra mục “Thông tin cư trú”.
So sánh với giấy xác nhận cư trú và CCCD.
>>> Xem thêm: Cách bảo mật nội dungDi chúc khi công chứng tại nhà
Bước 2 – Đến Công an xã/phường yêu cầu CẬP NHẬT dữ liệu
Căn cứ Điều 10 Thông tư 55/2021/TT-BCA, công dân có quyền yêu cầu:
Điều chỉnh thông tin cư trú
Bổ sung thông tin nhân thân
Đồng bộ dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia
Hồ sơ gồm:
CCCD gắn chip
Giấy tờ gốc chứng minh thông tin đúng (khai sinh, hộ tịch…)
Giấy xác nhận cư trú hiện có (nếu muốn đối chiếu)
Bước 3 – Yêu cầu cấp mới giấy xác nhận cư trú
Sau khi dữ liệu đã được sửa, công dân nộp lại yêu cầu mới để lấy giấy xác nhận cư trú đúng và hợp lệ.
Bước 4 – Tiến hành công chứng
Khi dữ liệu đã trùng khớp, văn phòng công chứng phải tiếp nhận hồ sơ theo Điều 37 và Điều 44 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Những hình thức thừa kế phổ biến và cách công chứng – thừa kế
5. Những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối khi công chứng giấy xác nhận cư trú
Luôn sử dụng CCCD gắn chip làm giấy tờ nhân thân chính.
Không dùng bản chụp mờ, mất góc.
Kiểm tra dữ liệu cư trú trước khi xin giấy xác nhận.
Nếu hồ sơ liên quan đến đất đai hoặc thừa kế → kiểm tra cả lịch sử cư trú.
Không sửa chữa thủ công trên giấy xác nhận cư trú – sẽ bị từ chối lập tức.
Kết luận
Việc công chứng giấy xác nhận cư trú chỉ được chấp nhận khi dữ liệu cá nhân trong hệ thống và trên giấy tờ khớp nhau. Nếu có sai lệch, người dân cần thực hiện theo đúng quy trình điều chỉnh dữ liệu cư trú tại Công an cấp xã/phường trước khi yêu cầu công chứng. Việc xử lý đúng luật sẽ giúp hồ sơ không bị trả lại và tránh các rủi ro pháp lý trong giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
