Hóa đơn nước ngoài, còn được gọi là hóa đơn xuất khẩu hoặc hóa đơn nhập khẩu, là một loại chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các doanh nghiệp kinh doanh ở các quốc tế. Theo đó, quy định về hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ?
1. Hóa đơn nước ngoài như nào là hợp lệ?
1.1. Hóa đơn cần phải dịch ra tiếng Việt.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Việt Nam, chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Tuy nhiên, có trường hợp cần sử dụng tiếng nước ngoài trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính tại Việt Nam, thì Luật Kế toán yêu cầu sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
>>> Xem thêm: Dịch thuật lấy ngay tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ý – Lấy ngay trong ngày tại Hà Nội.
Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng theo dõi các giao dịch kế toán trong môi trường quốc tế hoặc khi có liên quan đến các đối tác, cơ quan, hoặc tổ chức nước ngoài. Cần lưu ý rằng việc sử dụng tiếng nước ngoài trên các tài liệu kế toán phải được thực hiện cùng với phiên dịch tiếng Việt để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ luật pháp.
Đúng, thông tin bạn đã cung cấp liên quan đến việc sử dụng chứng từ kế toán và tài liệu thuế sử dụng tiếng nước ngoài tại Việt Nam được quy định rất rõ ràng trong các quy định pháp luật.
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, nếu chứng từ kế toán sử dụng tiếng nước ngoài khi ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam, thì phải được dịch các nội dung chủ yếu sang tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán đã được dịch. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt cần phải đính kèm với bản gốc bằng tiếng nước ngoài. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ luật pháp trong lĩnh vực kế toán tại Việt Nam.
Thông tư 156/2013/BTC quy định rằng ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thuế tại Việt Nam là tiếng Việt. Nếu có tài liệu nước ngoài, người nộp thuế phải thực hiện việc dịch sang tiếng Việt và sau đó ký tên, đóng dấu xác nhận, và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Điều này đảm bảo rằng cơ quan thuế có thể hiểu và kiểm tra thông tin dễ dàng, và giúp đảm bảo rằng các nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định.
Tóm lại, cả hai quy định trên đều nhấn mạnh tính quan trọng của việc dịch và xác nhận tính chính xác của các tài liệu tiếng nước ngoài khi sử dụng chúng trong lĩnh vực kế toán và thuế tại Việt Nam để đảm bảo tuân thủ đúng luật pháp.
1.2. Hóa đơn nước ngoài có cần dấu, chữ ký không?
Theo tìm hiểu, cũng như các hóa đơn khác, hóa đơn thương mại quốc tế thường có những nội dung sau:
– Loại hoá đơn; số hoá đơn; ngày lập; chữ ký người bán và người mua.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.
– Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán của hàng hóa, dịch vụ.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.
Hóa đơn thương mại quốc tế tại Việt Nam, được quy định trong khoản 3 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC. Tùy thuộc vào nguồn gốc và loại hóa đơn, quy định về việc sử dụng dấu và chữ ký có thể khác nhau như sau:
[…] Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.
Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.
Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.
2. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý
Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: “Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”
Mặt khác, theo Điều 4, Thông tư 96/2015 về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: “1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh trọn gói từ A-Z mà giá rẻ và uy tín nhất tại Hà Nội. Như vậy, theo các quy định trên, hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Hai bên có hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.
Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.
Kê khai, khấu trừ đầy đủ thuế nhà thầu nước ngoài.
Chi phí phát sinh phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là những điều cần biết liên quan đến điều kiện để hóa đơn nước ngoài hợp lệ. Ngoài ra, nếu bạn có thắc mắc liên quan đến nội dung trên hoặc cần tư vấn các vấn đề pháp lý khác về thủ tục công chứng, xin vui lòng liên hệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Dịch thuật, chứng thực bản dịch các loại văn bản
Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Công chứng văn bản thừa kế, phân chia di sản thừa kế
Công chứng di chúc, lưu giữ, bảo quản di chúc
Công chứng văn bản thỏa thuận về tài sản chung
Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
Công chứng hợp đồng mua bán Ô tô, Xe máy
Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn BĐS
Cấp bản sao tài liệu, hợp đồng giao dịch