Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn in bản thể hiện của hóa đơn (file pdf) ra giấy. Vậy hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Cùng theo dõi bài viết sau để có câu trả lời.
1.Hóa đơn điện tử in ra giấy có được coi là hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử in ra giấy được coi là hợp lệ nếu nó bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn điện tử in ra giấy phải thể hiện toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc mà không bị thay đổi, chỉnh sửa, thêm bớt thông tin.
Hóa đơn điện tử thường được định dạng bằng tệp XML và để xem hóa đơn này, người dùng thường sử dụng phiên bản PDF của nó hoặc chuyển đổi sang dạng giấy để tiện lưu trữ và so sánh với các giao dịch khác trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bản hóa đơn giấy chuyển đổi này không có giá trị pháp lý và không thể sử dụng cho các giao dịch hoặc thanh toán, trừ khi hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Chỉ tập tin XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý và có thể sử dụng cho mục đích thanh toán và báo cáo thuế.
Vì vậy, quan trọng để lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử một cách cẩn thận để đảm bảo sự tuân thủ các quy định về bảo quản hóa đơn và sử dụng chúng khi có yêu cầu liên quan đến vấn đề pháp lý.
Hóa đơn điện tử in ra giấy thường được sử dụng để:
Chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của sản phẩm trong quá trình phân phối và bán hàng, cũng như trong các giao dịch đi đường và vận chuyển hàng hóa.
Dùng cho việc ghi sổ và theo dõi, giúp thuận tiện cho quá trình hạch toán và kiểm tra kế toán. Khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra kế toán điều tra, doanh nghiệp thường in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra giấy để kế toán theo nghiệp vụ phát sinh.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc in hóa đơn điện tử ra giấy chỉ được thực hiện trong các trường hợp cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra yêu cầu, hoặc khi cần thiết cho các giao dịch kinh tế và tài chính cụ thể.
Vì vậy, hóa đơn điện tử in ra giấy được coi là hợp lệ khi nó thể hiện một cách toàn vẹn và chính xác toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
2. Cách tải và xem file XML trên trang thuế điện tử
Hiện nay, trang Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế đã nâng cấp tính năng đọc file XML của hóa đơn điện tử ngay trên trang. Cụ thể, cách tải và xem file XML của hóa đơn điện tử trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp
Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn theo hướng dẫn: Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Bước 4: Chọn hóa đơn cần xuất và chọn mũi tên xuất hóa đơn ở vị trí cuối cùng để tải file XML hóa đơn điện tử về và lưu vào máy tính.
Bước 5: Chọn tab Đọc hóa đơn XML
Bước 6: Kéo thả file hóa đơn hoặc click để chọn file XML cần đọc.
Bước 7: Xuất hiện thông tin chi tiết của hóa đơn (có mã hóa đơn, ngày ký và lập hóa đơn còn không có ngày cơ quan thuế cấp mã).
Trên đây là giải đáp về vấn đề hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Hi vọng bài viết đã cung cấp được thông tin bạn đọc cần tìm kiếm, nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, vui lòng liên hệ ngay tới văn phòng công chứng Nguyễn Huệ để được giải đáp thắc mắc:
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Dịch thuật, chứng thực bản dịch các loại văn bản
Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Công chứng văn bản thừa kế, phân chia di sản thừa kế
Công chứng di chúc, lưu giữ, bảo quản di chúc
Công chứng văn bản thỏa thuận về tài sản chung
Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
Công chứng hợp đồng mua bán Ô tô, Xe máy
Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn BĐS
Cấp bản sao tài liệu, hợp đồng giao dịch