Cùng với xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực pháp lý, nhiều người thắc mắc liệu công chứng di sản online có được pháp luật cho phép hay không. Việc công chứng qua mạng giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho người ở xa, đặc biệt trong các thủ tục phân chia di sản thừa kế. Tuy nhiên, quy định hiện hành về công chứng điện tử vẫn còn giới hạn.
⚖️ 1. Khái niệm và cơ sở pháp lý của công chứng di sản online
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Hiện nay, Luật Công chứng chưa có quy định cụ thể về “công chứng online” nhưng có đề cập đến ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
Căn cứ pháp lý chính:
Luật Công chứng 2014 (Điều 61): cho phép “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng”.
Quyết định 810/QĐ-BTP năm 2021 của Bộ Tư pháp: phê duyệt Đề án chuyển đổi số ngành công chứng, hướng đến xây dựng công chứng điện tử, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc.
Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) năm 2025 đang xem xét hợp thức hóa việc công chứng điện tử, bao gồm ký số, chứng thực hồ sơ online.
👉 Như vậy, pháp luật Việt Nam hiện nay chưa cho phép công chứng di sản thực hiện hoàn toàn online, nhưng đã có bước chuẩn bị pháp lý cho hình thức này trong tương lai gần.
🌐 2. Phạm vi được phép thực hiện công chứng di sản online hiện nay
🔹 2.1. Nộp hồ sơ và tra cứu thông tin online
Một số văn phòng công chứng lớn, như Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ (Hà Nội), đã triển khai hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử. Người dân có thể:
Gửi trước bản scan hồ sơ thừa kế, giấy tờ tùy thân qua website hoặc email.
Đặt lịch hẹn công chứng trực tuyến.
Nhận thông báo, kết quả kiểm tra hồ sơ qua hệ thống.
Tuy nhiên, việc ký văn bản công chứng và xác nhận cuối cùng vẫn phải thực hiện trực tiếp tại trụ sở để đảm bảo tính xác thực và kiểm soát ý chí của người tham gia.
🔹 2.2. Trường hợp công chứng từ xa có yếu tố nước ngoài
Đối với người thừa kế ở nước ngoài, có thể thực hiện ủy quyền công chứng di sản qua hình thức online (ký tại Đại sứ quán Việt Nam, hoặc chứng thực điện tử ở quốc gia sở tại). Sau đó, văn bản này được hợp pháp hóa lãnh sự và gửi về Việt Nam để tiến hành công chứng di sản.
Anh Hòa đang sinh sống tại Đức, không thể về Việt Nam để ký văn bản phân chia di sản. Anh đã ký giấy ủy quyền công chứng điện tử tại cơ quan có thẩm quyền ở Đức, sau đó gửi bản đã hợp pháp hóa về Việt Nam để người đại diện thực hiện công chứng di sản tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ.
Trường hợp này được xem là hợp pháp, vì quy trình ủy quyền điện tử được chứng thực hợp lệ theo quy định quốc tế.
>>> Xem thêm: Nếu bạn ngại phải làm việc với nhiều cơ quan, dịch vụ làm sổ đỏ sẽ là lựa chọn tiết kiệm công sức nhất.
🧩 3. Ưu và nhược điểm của công chứng di sản online
✅ Ưu điểm
Tiết kiệm thời gian, công sức cho người ở xa.
Dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Hạn chế việc trùng lặp, mất mát giấy tờ khi gửi hồ sơ.
⚠️ Nhược điểm
Chưa có giá trị pháp lý thay thế hoàn toàn công chứng trực tiếp.
Cần xác minh kỹ danh tính người tham gia, tránh giả mạo chữ ký điện tử.
Phụ thuộc vào năng lực công nghệ của từng văn phòng công chứng.
💡 4. Dự kiến trong tương lai: công chứng di sản hoàn toàn online
Theo Đề án chuyển đổi số ngành công chứng đến năm 2030, Bộ Tư pháp đang xây dựng hệ thống cho phép:
Ký số, xác thực điện tử qua tài khoản định danh.
Công chứng viên ký số trên hồ sơ điện tử.
Lưu trữ hồ sơ di sản trên cơ sở dữ liệu quốc gia.
Khi luật sửa đổi chính thức có hiệu lực (dự kiến 2025–2026), công chứng di sản online sẽ trở thành hình thức hợp pháp, giúp người dân có thể thực hiện thủ tục mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý.
>>> Xem thêm: Lựa chọn Dịch vụ công chứng là bước đi thông minh để đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch.
✅ 5. Kết luận
Hiện tại, công chứng di sản online tại Việt Nam chưa được pháp luật công nhận là hình thức công chứng hợp pháp hoàn toàn, nhưng đã bắt đầu triển khai các bước hỗ trợ trực tuyến như nộp hồ sơ, đặt lịch hẹn, tra cứu tiến độ. Tuy nhiên, việc ký và xác nhận văn bản công chứng vẫn phải thực hiện trực tiếp tại văn phòng công chứng để đảm bảo tính hợp lệ.
Trong tương lai gần, với việc Luật Công chứng (sửa đổi) 2025 được thông qua, người dân hoàn toàn có thể kỳ vọng công chứng di sản online sẽ trở thành hiện thực, giúp thủ tục pháp lý trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiện đại hơn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
