Checklist các giấy tờ thành lập công ty cần chuẩn bị đầy đủ

Việc thành lập công ty không chỉ đòi hỏi ý tưởng kinh doanh mà còn cần chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty đầy đủ, chính xác để tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh trả hồ sơ. Nếu bạn đang có kế hoạch mở doanh nghiệp, việc nắm rõ danh sách hồ sơ cần thiết sẽ giúp quá trình đăng ký trở nên nhanh gọn và hợp pháp. Dưới đây là checklist chi tiết các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi thành lập công ty, cập nhật theo quy định mới nhất của pháp luật.

>>> Xem thêm: Đừng ký hợp đồng nếu chưa đọc bài này về văn phòng công chứng!

Hồ sơ pháp lý cơ bản khi thành lập công ty

Theo quy định tại “Luật Doanh nghiệp 2020”, khi đăng ký thành lập công ty, người thành lập phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.
Điều lệ công ty, nêu rõ tên công ty, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông.
Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, tùy theo loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hợp danh…).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn.
Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ hoặc người được ủy quyền thực hiện).

👉 Lưu ý: Với công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở thành lập công ty

Pháp luật quy định trụ sở chính của doanh nghiệp phải là địa điểm hợp pháp và có địa chỉ cụ thể. Do đó, người thành lập cần chuẩn bị:

Hợp đồng thuê nhà/thuê văn phòng hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu sử dụng tài sản thuộc sở hữu cá nhân).
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê, như sổ đỏ hoặc giấy chứng nhận nhà ở.
Trường hợp thuê văn phòng tại tòa nhà, nên kèm biên bản bàn giao mặt bằng hoặc hóa đơn thuê văn phòng để làm căn cứ hợp lệ.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?

Giấy tờ liên quan đến vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh

Khi kê khai thông tin vốn điều lệ và ngành nghề, bạn cần chuẩn bị:

Tờ khai thông tin góp vốn của từng thành viên/cổ đông.
Danh mục mã ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Tài liệu chứng minh năng lực tài chính (nếu là ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, ví dụ: ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản…).

Xem thêm: Nghỉ ốm trùng ngày nghỉ phép hưởng tiền lương, chế độ bảo hiểm thế nào?

👉 Lưu ý: Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như giáo dục, y tế, an ninh…) cần giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề.

Giấy tờ bổ sung sau khi thành lập công ty

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thêm các thủ tục để hoàn thiện hồ sơ pháp lý:

Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Đăng ký chữ ký số điện tử để khai thuế và nộp thuế trực tuyến.
Khắc dấu tròn công ty (theo quy định hiện hành, doanh nghiệp tự chủ về mẫu và số lượng con dấu).
Đăng ký kê khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Treo biển hiệu tại trụ sở công ty theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP để tránh bị xử phạt hành chính.

>>> Xem thêm: Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

Một số lưu ý giúp hồ sơ thành lập công ty được duyệt nhanh

Kiểm tra kỹ thông tin trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (đặc biệt là tên công ty và ngành nghề).
Bảo đảm chữ ký trong hồ sơ trùng khớp với giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật.
Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và được hướng dẫn chi tiết.
Giữ liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh để kịp thời bổ sung nếu hồ sơ cần chỉnh sửa.

Kết luận

Chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty đúng và đủ là bước nền quan trọng để doanh nghiệp được cấp phép nhanh chóng, tránh kéo dài thời gian xử lý. Nếu bạn chưa nắm rõ quy trình hoặc cần hỗ trợ trọn gói, có thể liên hệ các đơn vị dịch vụ uy tín để được tư vấn, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định và tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Văn phòng công chứng là gì? Vai trò của văn phòng công chứng

Các bài viết liên quan:

>>> Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng mua bán tài sản đấu giá đã công chứng

>>> Thủ tục chuyển khoản thừa kế: Khi người thụ hưởng không muốn rút tiền mặt

>>> Những thay đổi pháp lý mới ảnh hưởng đến dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu

>>> Có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài không?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cập nhật chi phí công chứng nhà đất mới nhất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.