Trong nhiều thủ tục hành chính – đặc biệt là hồ sơ tư pháp, hồ sơ công chứng hoặc xác minh nhân thân – người dân thường phải thực hiện công chứng CCCD gắn chip để nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc công chứng cũng được chấp nhận, nhất là khi CCCD có lỗi kỹ thuật, sai thông tin hoặc không đủ điều kiện pháp lý. Vậy khi công chứng CCCD gắn chip để làm hồ sơ tư pháp, những lỗi nào dễ bị công chứng viên từ chối nhất? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các trường hợp bị từ chối và cách xử lý đúng quy định.

>>> Xem thêm: Mua bán đất nhưng chưa sang tên, nên xử lý tại văn phòng công chứng thế nào?

1. Khi nào cần công chứng CCCD gắn chip trong hồ sơ tư pháp?

hồ sơ tư pháp

Trong hầu hết các thủ tục tư pháp – hành chính, CCCD gắn chip được yêu cầu để:

Chứng thực bản sao CCCD phục vụ lý lịch tư pháp.
Xác minh nhân thân trong hồ sơ công chứng (ủy quyền, thừa kế, giao dịch dân sự…).
Nộp hồ sơ xin trích lục tư pháp, hồ sơ định cư, visa.
Hồ sơ đăng ký kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài.
Hồ sơ hành chính tại công an, tòa án hoặc các cơ quan quản lý nhà nước.

Việc chứng thực bản sao CCCD là thủ tục bắt buộc trong nhiều hồ sơ, nhằm đảm bảo các bên sử dụng giấy tờ nhân thân hợp pháp và chính xác.

2. Công chứng CCCD gắn chip gồm những loại nào?

Có 2 hình thức phổ biến:

2.1. Chứng thực bản sao CCCD gắn chip

Cơ quan có thẩm quyền:

UBND xã/phường
Phòng Tư pháp
Văn phòng công chứng (không chứng thực bản sao từ bản gốc, nhưng được công chứng hồ sơ có sử dụng bản sao)

>>> Xem thêm: Phân biệt tự làm và thuê dịch vụ sang tên sổ đỏ – cái nào lợi hơn?

2.2. Sử dụng CCCD gắn chip làm giấy tờ đối chiếu trong hồ sơ công chứng

Ví dụ:

Văn bản thừa kế
Hợp đồng ủy quyền
Giao dịch nhà đất
Hồ sơ khai nhận di sản

3. Các lỗi thường bị từ chối khi công chứng CCCD gắn chip để nộp hồ sơ tư pháp

Dưới đây là những lỗi phổ biến khiến công chứng viên hoặc cơ quan chứng thực từ chối:

3.1. CCCD gắn chip bị mờ, bong tróc, rách hoặc hỏng thông tin

Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

“Không chứng thực bản sao từ bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng, không xác định được nội dung”.

Các trường hợp bị từ chối:

Mờ số CCCD
Ảnh bị phai
Chữ in bị lem
Thẻ bị nứt, cong, hỏng chip

Giải pháp: Làm lại CCCD tại cơ quan công an.

3.2. CCCD chưa kích hoạt hoặc lỗi chip không thể quét dữ liệu

Một số cơ quan yêu cầu quét chip để đối chiếu thông tin.

Trường hợp bị từ chối:

Chip không đọc được
Thẻ không hiển thị dữ liệu trên hệ thống
Dữ liệu hộ tịch chưa đồng bộ

Giải pháp: Đến Công an xã/phường kiểm tra và đồng bộ dữ liệu.

3.3. Thông tin trên CCCD không khớp với dữ liệu hộ khẩu hoặc giấy tờ khác

Các lỗi thường gặp:

Sai ngày sinh
Sai họ tên (lỗi đánh máy)
Sai nơi thường trú
Sai số định danh so với dữ liệu cư trú

Xem thêm: Công chức tài năng nào sẽ được nhân đôi mức lương hiện hưởng?

Công chứng viên phải từ chối nếu có mâu thuẫn giữa các giấy tờ, vì không thể xác định chính xác nhân thân.

Giải pháp: Xin “điều chỉnh thông tin công dân” tại Công an cấp huyện.

3.4. CCCD gắn chip đã báo mất hoặc đã cấp lại thẻ mới

Theo quy định:

CCCD đã báo mất hoặc đã được cấp lại → không còn giá trị sử dụng.

Cơ quan tư pháp sẽ kiểm tra dữ liệu trên hệ thống C06, nếu phát hiện thẻ đã bị thay thế ⇒ hồ sơ bị từ chối.

3.5. Dùng bản photo CCCD để chứng thực nhưng không có bản gốc đối chiếu

Theo pháp luật chứng thực:

Bản sao phải được đối chiếu từ bản chính.

Nếu chỉ mang bản photo mà không có CCCD bản gốc → không chứng thực được.

3.6. CCCD đã hết hạn nhưng người dân không biết

Thời hạn CCCD gắn chip được tính theo độ tuổi 14 – 25 – 40 – 60.
Nếu đến hạn phải đổi mà không đổi, CCCD trở thành không hợp lệ.

Hồ sơ tư pháp sẽ bị từ chối ngay.

3.7. Đang trong thời gian thay đổi nơi cư trú, dữ liệu chưa cập nhật

Các lỗi này thường xảy ra khi:

Vừa chuyển khẩu
Vừa đăng ký tạm trú
Vừa thay đổi thông tin nhân khẩu

Hệ thống dữ liệu chưa cập nhật ⇒ thông tin trên CCCD không khớp ⇒ hồ sơ bị dừng hoặc yêu cầu chờ cập nhật.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn từng bước thủ tục công chứng mua bán nhà dễ hiểu

4. Cách kiểm tra CCCD gắn chip có hợp lệ trước khi đi công chứng

hồ sơ tư pháp

Người dân nên kiểm tra trước để tránh mất thời gian:

✔ Kiểm tra hình thức thẻ

Chữ rõ
Ảnh không mờ
Thẻ không gãy, vỡ

✔ Kiểm tra dữ liệu trên hệ thống

Có thể yêu cầu công an quét chip để kiểm tra đồng bộ.

✔ Kiểm tra thời hạn sử dụng

Dựa theo năm sinh – mốc đổi bắt buộc (25–40–60 tuổi).

✔ Kiểm tra thông tin hộ tịch, cư trú

Đối chiếu CCCD với:

Sổ hộ khẩu (đã số hóa)
Thông tin cư trú online
Giấy khai sinh
Giấy đăng ký kết hôn

>>> Xem thêm: Làm thế nào để đảm bảo Công chứng di chúc hợp pháp với mọi loại tài sản

5. Thủ tục công chứng CCCD gắn chip để nộp hồ sơ tư pháp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

CCCD gắn chip bản gốc
Bản photo cần chứng thực
Giấy tờ liên quan (nếu dùng CCCD trong hồ sơ lớn)

Bước 2: Nộp tại UBND xã/phường hoặc phòng tư pháp

Bước 3: Cán bộ đối chiếu, kiểm tra thông tin

Nếu hợp lệ → ký, đóng dấu chứng thực.

Bước 4: Nhận bản sao chứng thực

Có giá trị sử dụng như bản chính trong hồ sơ tư pháp.

>>> Xem thêm: Khi nào nên dùng dịch vụ công chứng chuyên nghiệp cho thừa kế thay vì tự làm

6. Lời khuyên để tránh bị từ chối công chứng khi dùng CCCD gắn chip

Không dùng CCCD cũ, mờ, gãy hoặc mất thông tin.
Kiểm tra đồng bộ dữ liệu trước khi nộp hồ sơ.
Nên mang theo giấy tờ dự phòng (khai sinh, hộ khẩu, giấy xác nhận cư trú…) để đối chiếu khi cần.
Nếu làm hồ sơ tư pháp đặc biệt (định cư, quốc tịch, hôn nhân có yếu tố nước ngoài), nên dùng bản CCCD mới cấp dưới 5 năm để tránh lỗi dữ liệu.

Xem thêm: Sử dụng pháp luật là gì? Có gì khác áp dụng pháp luật?

7. Kết luận

Việc công chứng CCCD gắn chip để hoàn thiện hồ sơ tư pháp là yêu cầu bắt buộc và diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, người dân cần lưu ý các lỗi dễ bị từ chối như thẻ bị mờ, sai thông tin, không đồng bộ dữ liệu, thẻ hết hạn hoặc thẻ đã báo mất. Chuẩn bị kỹ CCCD và kiểm tra thông tin trước khi công chứng sẽ giúp hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, tránh phải đi lại nhiều lần.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch hồ sơ năng lực doanh nghiệp để đấu thầu quốc tế

>>> Bảo mật thông tin trong công chứng vay tín chấp ngân hàng

>>> Công chứng uỷ quyền kinh doanh – vấn đề cần chú ý

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần

>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe điện, xe hybrid

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.