Công chứng giấy khai tử khi mất bản gốc: Có được công chứng bản thay thế không?
Trong quá trình làm hồ sơ thừa kế, sang tên sổ đỏ hoặc giải quyết các thủ tục hành chính, nhiều người gặp vướng mắc khi công chứng giấy khai tử nhưng lại không còn bản gốc do thất lạc hoặc hư hỏng. Vậy trong trường hợp này có thể công chứng bản thay thế hay không? Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc sử dụng bản sao trích lục thay cho bản gốc giấy khai tử? Bài viết dưới đây sẽ phân tích đầy đủ căn cứ pháp lý và hướng dẫn từng bước để bạn xử lý đúng quy trình, tránh bị từ chối công chứng.
Giấy khai tử là giấy tờ hộ tịch do UBND cấp xã cấp theo quy định của Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Đây là tài liệu bắt buộc trong nhiều giao dịch liên quan đến tài sản của người đã mất.
Các trường hợp thường phải công chứng giấy khai tử gồm:
Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế.
Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
Công chứng hợp đồng chuyển nhượng tài sản của người thừa kế sau khi hoàn tất thủ tục thừa kế.
Hồ sơ xin hưởng chế độ tử tuất, bảo hiểm, trợ cấp xã hội.
Cơ quan công chứng thường yêu cầu giấy khai tử bản gốc để đối chiếu nhằm đảm bảo thông tin chính xác và tránh tranh chấp.
Mất bản gốc giấy khai tử: Có được công chứng bản thay thế không?
Quy định pháp luật về việc cấp lại giấy khai tử
Theo khoản 1 Điều 4 và Điều 63 Luật Hộ tịch 2014, giấy khai tử thuộc nhóm “giấy tờ hộ tịch gốc”. Khi bị mất bản gốc, người dân không được cấp lại bản gốc mà chỉ được cấp trích lục khai tử từ Sổ hộ tịch.
Văn bản quy định:
“Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch” khi người dân có yêu cầu.
Trích lục có giá trị pháp lý như thông tin gốc đã đăng ký.
Dấu mộc nhòe, sai mẫu, không có mã số định danh hộ tịch.
Thông tin về người chết đang có tranh chấp
Ví dụ: Có người tranh chấp về thời điểm chết, hoặc tố cáo việc làm giả hồ sơ khai tử.
Trích lục bị rách, mờ, không còn đọc được
Cơ quan công chứng cần bản rõ ràng, nguyên vẹn để đối chiếu.
Nếu thuộc một trong các trường hợp trên, người dân phải liên hệ UBND cấp xã để được cấp lại bản trích lục mới.
Thủ tục xin cấp trích lục giấy khai tử để đi công chứng
Hồ sơ cần chuẩn bị
Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu).
CMND/CCCD của người yêu cầu.
Giấy tờ chứng minh quan hệ với người đã mất (nếu có yêu cầu).
Nơi thực hiện
UBND xã/phường nơi đăng ký khai tử trước đây.
Hoặc yêu cầu cấp bản sao tại UBND xã bất kỳ nếu hồ sơ đã số hóa trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Thời hạn giải quyết
Thực hiện ngay trong ngày.
Trường hợp cần kiểm tra thông tin thì tối đa 03 ngày làm việc.
>>> Xem thêm: Ví dụ thực tế: chia tài sản quaDi chúc khi có nhiều con cái
Cách công chứng giấy khai tử (bản trích lục)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng
Trích lục khai tử của người đã mất.
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản (sổ đỏ…).
CMND/CCCD của người thừa kế.
Giấy đăng ký kết hôn (nếu có).
Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của công chứng viên.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin tử vong và quyền thừa kế.
Bước 3: Ký văn bản thừa kế hoặc hợp đồng liên quan
Sau khi hồ sơ hợp lệ, các bên ký vào văn bản thỏa thuận hoặc khai nhận di sản.
Bước 4: Công chứng viên ghi lời chứng và đóng dấu
Văn bản có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng.
>>> Xem thêm: Cách xử lý thừa kế khi một người thừa kế bỏ phần – hướng dẫn công chứng thừa kế
Lưu ý quan trọng khi công chứng giấy khai tử bản trích lục
Để hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, bạn cần chú ý:
Trích lục khai tử phải là bản do UBND cấp – văn phòng công chứng không chấp nhận bản photo.
Nếu thời điểm chết có liên quan đến tài sản chung vợ chồng, phải xuất trình thêm giấy tờ xác nhận tình trạng hôn nhân.
Công chứng viên có quyền yêu cầu xác minh bổ sung nếu có dấu hiệu tranh chấp di sản.
Đối với tài sản đang thế chấp, kê biên hoặc có hạn chế chuyển nhượng, hồ sơ thừa kế có thể phải giải quyết thêm tại cơ quan khác.
Kết luận
Khi bị mất bản gốc giấy khai tử, người dân vẫn có thể công chứng bình thường bằng bản trích lục khai tử được cấp từ Sổ hộ tịch theo đúng quy định. Đây là giấy tờ hợp pháp, có giá trị sử dụng như bản gốc và được tất cả tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận. Việc nắm rõ quy trình xin cấp trích lục và chuẩn bị đúng hồ sơ sẽ giúp thủ tục công chứng diễn ra thuận lợi, tránh bị từ chối hoặc phải đi lại nhiều lần.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
