Trong hoạt động tín dụng, việc ký kết và công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng là bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho cả người vay và tổ chức cho vay. Đặc biệt, khi thực hiện công chứng tại phòng công chứng, hợp đồng được xác thực bởi công chứng viên – người có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình công chứng, căn cứ pháp lý mới nhất năm 2025 và những lưu ý thực tế giúp quá trình diễn ra nhanh chóng, chính xác.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2023).
Bộ luật Dân sự 2015.
Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu phí công chứng.
Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023):
“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia.”
Như vậy, khi hợp đồng vay vốn được công chứng tại phòng công chứng, văn bản này có giá trị pháp lý chứng minh và ràng buộc các bên thực hiện đúng nghĩa vụ theo cam kết.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, để tiến hành công chứng hợp đồng vay vốn, các bên cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
Dự thảo hợp đồng vay vốn ngân hàng (theo mẫu của ngân hàng hoặc do các bên tự soạn).
Giấy tờ tùy thân của người vay và người đại diện ngân hàng:
Căn cước công dân/CMND/hộ chiếu.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú.
Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của ngân hàng: Giấy phép hoạt động, quyết định bổ nhiệm người đại diện ký kết hợp đồng.
Giấy tờ chứng minh mục đích vay vốn: phương án kinh doanh, hợp đồng mua bán, chứng từ chi tiêu (nếu có).
Công chứng viên sẽ đối chiếu, kiểm tra toàn bộ hồ sơ và xác nhận tính hợp lệ trước khi ký công chứng.
Ví dụ minh họa thực tế: Anh D ở Hà Nội vay 1 tỷ đồng tại Ngân hàng Y để mở xưởng sản xuất. Hồ sơ được ngân hàng chuẩn bị đầy đủ, anh chỉ cần mang CCCD và sổ hộ khẩu đến Phòng Công chứng số 3 Hà Nội. Trong vòng 1 buổi làm việc, công chứng viên đã hoàn tất xác nhận hợp đồng và bàn giao bản công chứng hợp lệ cho cả hai bên.
>>> Xem thêm: Tại sao Dịch vụ làm sổ đỏ lại quan trọng trong giao dịch bất động sản?
3. Quy trình công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng tại phòng công chứng
Theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023), quy trình công chứng được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Người dân hoặc ngân hàng nộp đầy đủ hồ sơ tại phòng công chứng. Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và xác định thẩm quyền công chứng (theo địa điểm, tính chất giao dịch).
Bước 2: Soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng vay vốn
Nếu ngân hàng đã có sẵn mẫu hợp đồng, công chứng viên sẽ rà soát, chỉnh sửa để đảm bảo nội dung phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp chưa có hợp đồng, phòng công chứng có thể hỗ trợ soạn thảo theo yêu cầu của các bên.
Bước 3: Các bên ký kết trước mặt công chứng viên
Người vay và đại diện ngân hàng cùng ký vào hợp đồng trước mặt công chứng viên để xác nhận việc tự nguyện và đúng năng lực hành vi dân sự.
Bước 4: Công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng
Công chứng viên ký tên, đóng dấu của phòng công chứng và ghi vào sổ lưu trữ. Hợp đồng chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm được ký và đóng dấu.
Bước 5: Trả kết quả công chứng
Các bên nhận bản chính hợp đồng công chứng, đồng thời phòng công chứng lưu giữ bản sao theo quy định tại Điều 61 Luật Công chứng 2014.
4. Thời gian và chi phí công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Thời gian thực hiện: Theo quy định, thời gian công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng thường chỉ từ 1 – 2 giờ làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 2 ngày làm việc.
Chi phí công chứng: Căn cứ Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức phí công chứng hợp đồng vay vốn được tính dựa trên giá trị khoản vay:
Dưới 50 triệu đồng: 50.000 đồng/lần công chứng.
Từ 50 đến 100 triệu đồng: 100.000 đồng/lần.
Từ 100 triệu đến 1 tỷ đồng: 0,1% giá trị hợp đồng.
Trên 1 tỷ đồng: thỏa thuận nhưng không quá 10 triệu đồng.
Ví dụ thực tế: Chị E vay 500 triệu đồng tại Ngân hàng Z, công chứng tại Phòng Công chứng Nguyễn Văn A (TP.HCM) với mức phí 500.000 đồng, thời gian hoàn tất chỉ trong 3 giờ.
5. Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng: Người vay cần đọc kỹ các điều khoản về lãi suất, thời hạn trả nợ, phạt chậm trả để tránh tranh chấp sau này.
Chỉ công chứng tại nơi có thẩm quyền: Theo Điều 42 Luật Công chứng 2014, phòng công chứng chỉ được công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở.
Không ký trước khi công chứng viên kiểm tra: Để đảm bảo giá trị pháp lý, chữ ký phải được thực hiện trước mặt công chứng viên.
Lưu trữ bản sao hợp đồng: Cả người vay và ngân hàng nên giữ ít nhất một bản sao công chứng để đối chiếu khi cần.
Việc thực hiện công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng tại phòng công chứng là bước bảo đảm an toàn pháp lý và thể hiện sự minh bạch trong hoạt động tín dụng. Thủ tục này được pháp luật quy định rõ ràng, thời gian nhanh chóng và chi phí hợp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy:Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
