Công chứng trích lục khai sinh khi bản cũ bị mờ: Được hay không theo luật?
Trong quá trình làm hồ sơ hành chính, nhiều người gặp vướng mắc khi cần công chứng trích lục khai sinh nhưng giấy tờ hộ tịch trước đây đã bị mờ, phai chữ hoặc không còn nguyên vẹn. Vậy trong trường hợp bản trích lục khai sinh bị mờ, pháp luật có cho phép công chứng hay không? Quy định hiện hành về giá trị pháp lý của bản sao trích lục khai sinh như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý và hướng dẫn cách xử lý đúng quy trình để tránh bị từ chối công chứng.
>>> Xem thêm: Ly hôn nhưng chưa chia tài sản, văn phòng công chứng có hỗ trợ không?
Trích lục khai sinh là gì? Khi nào cần công chứng?
Trích lục khai sinh là bản sao thông tin khai sinh được cấp từ Sổ hộ tịch theo Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Đây là giấy tờ có giá trị xác minh nhân thân trong nhiều thủ tục hành chính, học tập, định cư, cấp hộ chiếu, làm sổ đỏ, làm thừa kế…
Các trường hợp phải công chứng trích lục khai sinh gồm:
Làm hồ sơ khai nhận di sản thừa kế khi cần xác định quan hệ cha – mẹ – con.
Hồ sơ đăng ký kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài.
Hồ sơ xin việc, định cư, du học.
Xác minh nhân thân trong các giao dịch dân sự quan trọng.
Bản trích lục khai sinh bị mờ có được công chứng không?
Quy định pháp luật hiện hành
Theo Điều 3 và Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên chỉ được chứng thực khi:
“Giấy tờ, tài liệu dùng để chứng thực phải rõ ràng, đọc được đầy đủ nội dung”.
“Không chứng thực bản sao từ bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng, nhàu nát, không xác định được nội dung”.
Điều này được áp dụng tương tự cho việc sử dụng trích lục hộ tịch khi công chứng.
❌ Không được công chứng trích lục khai sinh nếu bản trích lục bị mờ, không đọc được nội dung.
Bởi công chứng viên không có quyền suy đoán thông tin, và mọi nội dung phải được xác định chính xác từ bản gốc hoặc bản trích lục hợp lệ.
Tuy nhiên:
✅ Nếu bản trích lục chỉ mờ nhẹ nhưng vẫn nhìn rõ họ tên, ngày sinh, số định danh hộ tịch, công chứng viên vẫn có thể chấp nhận — tùy mức độ rõ ràng và khả năng đối chiếu được thông tin.
Việc đánh giá cuối cùng thuộc về công chứng viên, dựa trên mức độ rõ ràng của tài liệu.
Khi bản trích lục khai sinh bị mờ: Cần làm gì để được công chứng?
Trường hợp trích lục khai sinh không đủ điều kiện công chứng, bạn cần xin cấp lại bản trích lục mới.
Căn cứ cấp lại trích lục
Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014:
“Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch bất cứ lúc nào”.
Hoặc bất cứ UBND xã/phường nào nếu hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Thời gian giải quyết
Thông thường: ngay trong ngày.
Trường hợp cần xác minh thêm: tối đa 03 ngày làm việc.
Khi nào công chứng viên có quyền từ chối công chứng trích lục khai sinh?
Công chứng viên có thể từ chối trong những trường hợp sau:
Trích lục khai sinh mờ, rách, nhàu nát
Không thể xác định thông tin → buộc xin cấp bản trích lục mới.
Nghi ngờ giấy tờ giả mạo
Dấu mộc không đúng mẫu.
Không có mã số định danh hộ tịch.
Thông tin không trùng khớp cơ sở dữ liệu quốc gia.
Có tranh chấp liên quan đến quan hệ nhân thân
Nếu công chứng viên phát hiện dấu hiệu tranh chấp (ví dụ tranh chấp thừa kế, tranh chấp quan hệ cha – con), họ có quyền yêu cầu xác minh thêm hoặc từ chối.
Theo quy định công chứng hiện hành, không thể công chứng trích lục khai sinh khi bản trích lục bị mờ đến mức không đọc được nội dung. Người dân cần xin cấp lại bản trích lục mới để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung không cần thiết.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
