Điều kiện và trách nhiệm của người đại diện pháp luật cần biết
Trong hoạt động của doanh nghiệp, người đại diện pháp luật đóng vai trò trung tâm, là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành, ký kết và đại diện cho công ty trước pháp luật. Việc lựa chọn đúng người đại diện pháp luật không chỉ đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ điều kiện, quyền hạn và trách nhiệm pháp lý của người đại diện pháp luật theo quy định hiện hành, giúp bạn hiểu đúng và tuân thủ đầy đủ pháp luật khi thành lập công ty.
Theo “khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020”, người đại diện pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài hoặc Tòa án, và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Nói cách khác, người đại diện pháp luật là “bộ mặt” của doanh nghiệp – chịu trách nhiệm thay mặt công ty trong mọi quan hệ pháp lý.
Điều kiện để trở thành người đại diện pháp luật
Một cá nhân muốn trở thành người đại diện pháp luật của doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Về năng lực pháp lý:
Phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
Không thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý theo “Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020” (ví dụ: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành án phạt tù, bị cấm hành nghề…).
(2) Về quốc tịch và cư trú:
Có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài, miễn là có địa chỉ cư trú hợp pháp tại Việt Nam;
Nếu là người nước ngoài, phải có thẻ tạm trú hoặc thường trú hợp pháp.
(3) Về vị trí đảm nhiệm trong công ty:
Có thể đồng thời là Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc Thành viên HĐTV tùy loại hình doanh nghiệp;
Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp luật, nhưng cần ghi rõ quyền hạn của từng người trong Điều lệ công ty.
Người đại diện pháp luật có thể phải chịu trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc hình sự tùy mức độ vi phạm:
a) Trách nhiệm dân sự: Nếu người đại diện pháp luật gây thiệt hại cho công ty hoặc bên thứ ba do lỗi của mình (ví dụ: ký hợp đồng trái thẩm quyền, gian dối trong giao dịch…), thì phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc bên bị ảnh hưởng.
b) Trách nhiệm hành chính: Có thể bị xử phạt hành chính khi vi phạm quy định về kế toán, thuế, đăng ký doanh nghiệp, lao động, hoặc khi không thực hiện đúng trách nhiệm kê khai thông tin doanh nghiệp.
c) Trách nhiệm hình sự: Nếu người đại diện pháp luật có hành vi lạm dụng chức vụ, cố ý làm trái, trốn thuế, chiếm đoạt tài sản… thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Thay đổi trách nhiệm người đại diện pháp luật – thủ tục và lưu ý
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện pháp luật vì nhiều lý do như: chuyển nhượng vốn, nghỉ việc, thay đổi cơ cấu quản lý… Khi thay đổi, cần thực hiện đúng quy trình theo “Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP”.
Hồ sơ thay đổi gồm:
Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật;
Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới;
Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
Biên bản họp (nếu có).
Thời hạn thực hiện: Trong 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở.
💡 Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng theo quy định tại “Nghị định 122/2021/NĐ-CP”.
Một số lưu ý quan trọng khi lựa chọn trách nhiệm người đại diện pháp luật
Nên chọn người có hiểu biết pháp luật và kỹ năng quản trị doanh nghiệp;
Trường hợp có nhiều người đại diện pháp luật, cần phân định rõ quyền hạn và phạm vi đại diện trong Điều lệ công ty để tránh tranh chấp;
Nếu người đại diện pháp luật thường xuyên ở nước ngoài, cần ủy quyền hợp pháp cho người khác thực hiện nghĩa vụ hành chính tại Việt Nam;
Khi ký kết hợp đồng, người đại diện phải ký đúng tên và chức danh ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hậu quả pháp lý nếu trách nhiệm người đại diện pháp luật vi phạm nghĩa vụ
Nếu người đại diện pháp luật thực hiện hành vi vượt quá quyền hạn hoặc gây thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm với bên thứ ba (trừ khi bên thứ ba biết rõ hành vi đó vượt thẩm quyền). Sau đó, công ty có quyền khởi kiện yêu cầu người đại diện bồi thường theo quy định tại “Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020”.
Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp bị phá sản, người đại diện pháp luật có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý tại doanh nghiệp khác trong một thời hạn nhất định nếu bị xác định có lỗi trong việc dẫn đến phá sản.
Người đại diện pháp luật là nhân tố quan trọng bảo đảm cho hoạt động doanh nghiệp diễn ra đúng pháp luật và hiệu quả. Việc hiểu rõ điều kiện, quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện giúp doanh nghiệp xây dựng cơ cấu quản trị minh bạch, tránh rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành. Khi lựa chọn người đại diện, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ năng, kinh nghiệm và uy tín của cá nhân đó để đảm bảo lợi ích lâu dài và sự phát triển bền vững của công ty.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
