Trong thực tiễn giao kết hợp đồng, việc một bên không trực tiếp ký mà thông qua người đại diện ký thay diễn ra khá phổ biến, đặc biệt trong các giao dịch nhà đất, thế chấp, ủy quyền quản lý tài sản hoặc giao dịch của pháp nhân. Tuy nhiên, công chứng hợp đồng khi có người đại diện ký thay luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không xác định đúng căn cứ đại diện, phạm vi và thời điểm đại diện. Việc phân tích rõ vấn đề này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm hiệu lực của hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh.
>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi đếnvăn phòng công chứng và cách khắc phục
Người đại diện ký thay trong giao dịch dân sự là ai?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện ký thay trong giao dịch dân sự có thể là:
Người đại diện theo pháp luật, như người đại diện của pháp nhân, người giám hộ, người đại diện của hộ gia đình;
Người đại diện theo ủy quyền, được xác lập thông qua văn bản ủy quyền hợp pháp.
Trong cả hai trường hợp, việc ký thay chỉ hợp pháp khi quan hệ đại diện tồn tại hợp pháp tại thời điểm xác lập giao dịch, đặc biệt là tại thời điểm công chứng hợp đồng.
Vai trò của thời điểm công chứng khi có người đại diện ký thay
Đối với hợp đồng bắt buộc phải công chứng, thời điểm công chứng là mốc pháp lý để xác định:
Tư cách chủ thể của người ký;
Năng lực hành vi dân sự;
Quyền đại diện và phạm vi đại diện.
Nếu tại thời điểm công chứng, người ký thay không có quyền đại diện hợp pháp, thì dù hợp đồng đã được công chứng, giao dịch vẫn có nguy cơ cao bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện về chủ thể theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
Thứ ba, thời hạn đại diện còn hiệu lực tại thời điểm công chứng
Đối với đại diện theo ủy quyền, thời hạn ủy quyền phải còn hiệu lực tại thời điểm công chứng. Nếu ủy quyền đã hết hạn, quan hệ đại diện chấm dứt và việc ký thay là không hợp pháp.
Giá trị pháp lý của hợp đồng được công chứng khi có người đại diện ký thay
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cao, tuy nhiên không làm phát sinh hiệu lực cho giao dịch nếu việc đại diện không hợp pháp. Trong trường hợp người đại diện ký thay không có quyền:
Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu;
Người ký thay có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại phát sinh;
Người được đại diện không bị ràng buộc nghĩa vụ nếu không chấp thuận giao dịch.
Việc công chứng không có tác dụng “hợp thức hóa” hành vi ký thay trái pháp luật.
Trách nhiệm của công chứng viên khi công chứng hợp đồng có người đại diện ký thay
Theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên có nghĩa vụ: “Kiểm tra tư cách chủ thể, quyền đại diện và tính hợp pháp của giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng”.
Nếu công chứng viên:
Không kiểm tra căn cứ đại diện;
Bỏ qua thời hạn hoặc phạm vi đại diện;
Vẫn công chứng khi có dấu hiệu rõ ràng về việc ký thay không hợp pháp,
thì có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp khi hợp đồng phát sinh tranh chấp hoặc bị tuyên vô hiệu.
Phân định lỗi của các bên trong tranh chấp liên quan đến ký thay
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, thời điểm công chứng là căn cứ quan trọng để phân định lỗi:
Người ký thay không có quyền đại diện thường bị xác định có lỗi trực tiếp;
Bên còn lại nếu biết hoặc phải biết việc ký thay không hợp pháp vẫn ký kết thì có thể bị xem xét lỗi;
Công chứng viên chỉ bị xem xét trách nhiệm nếu vi phạm nghĩa vụ kiểm tra tại thời điểm công chứng.
Một số lưu ý thực tiễn để hạn chế rủi ro
Để hạn chế rủi ro khi công chứng hợp đồng có người đại diện ký thay, các bên cần lưu ý:
Kiểm tra kỹ căn cứ đại diện và thời hạn đại diện;
Đọc kỹ phạm vi ủy quyền trước khi ký;
Không ký thay nếu có nghi ngờ về quyền đại diện;
Yêu cầu công chứng viên giải thích rõ hậu quả pháp lý của việc ký thay.
Kết luận
Công chứng hợp đồng khi có người đại diện ký thay chỉ thực sự an toàn pháp lý khi quyền đại diện được xác lập hợp pháp, đúng phạm vi và còn hiệu lực tại thời điểm công chứng. Việc hiểu đúng vai trò của đại diện và mốc thời điểm công chứng giúp các bên tránh được nguy cơ hợp đồng vô hiệu, đồng thời bảo đảm tính ổn định và an toàn cho giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
