Đăng ký hóa đơn điện tử: hướng dẫn thực hiện chi tiết
Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty mới thành lập vẫn lúng túng trong việc đăng ký và kích hoạt hệ thống hóa đơn đúng quy định. Sử dụng dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.
Hóa đơn điện tử là gì và vì sao doanh nghiệp bắt buộc sử dụng?
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ năm 2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử là chứng từ có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được lập, ký số, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp:
Giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
Tăng tính minh bạch trong giao dịch.
Đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý thuế.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Để hoàn tất việc đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện cần thiết
Doanh nghiệp phải có chữ ký số (token) hợp lệ.
Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Hồ sơ bao gồm:
“Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT” theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động.
Chữ ký số của người đại diện pháp luật.
Bước 3: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế Sau khi gửi đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn Doanh nghiệp cần thiết lập mẫu hóa đơn, gắn mã số thuế, ký số và gửi cho khách hàng qua email hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
>>> Xem thêm: Phí công chứng cho giấy tờ đất đai: Làm thế nào để tránh những khoản phí không cần thiết?
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Thay vì tự thực hiện nhiều thủ tục phức tạp, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử. Dịch vụ này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Hỗ trợ trọn gói từ tư vấn, lựa chọn phần mềm đến nộp hồ sơ thuế.
Đảm bảo đúng quy định pháp luật, tránh bị cơ quan thuế từ chối.
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp mới.
Bảo mật dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong quá trình sử dụng.
>>> Xem thêm: Khiếu nại thế nào nếudịch vụ làm sổ đỏ làm sai thông tin?
Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải cập nhật thông tin người đại diện pháp luật và chữ ký số đúng hạn.
Kiểm tra kỹ mẫu hóa đơn, ký hiệu và định dạng file XML trước khi phát hành.
Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.
Trường hợp thay đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp, cần thông báo lại với cơ quan thuế.
Kết luận
Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc nhưng không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình. Tuy nhiên, để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, sử dụng dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử uy tín là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi, minh bạch và đúng quy định thuế.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
