Hóa đơn điện tử in ra giấy có được coi là hợp lệ hay không?

Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy có thể là một yêu cầu hoặc thực tiễn tại một số doanh nghiệp và tổ chức. Vậy việc in ra giấy như vậy có hợp lệ không? Cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào uy tín hàng đầu tại Hà Nội? Các văn phòng công chứng có công chứng thứ 7 chủ nhật hay không?

1. Hóa đơn điện tử in ra giấy là gì?

Theo Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 03 năm 2011 đã định nghĩa hóa về hóa đơn điện tử như sau:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Các loại hóa đơn điện tử chủ yếu hiện nay:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

>>> Xem thêm: Ở Cầu Giấy có thể thực hiện thủ tục công chứng ở đâu? Các văn phòng công chứng Top 1 quận Cầu Giấy là những văn phòng nào?

2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử khi in ra giấy chỉ được coi là hợp lệ nếu được đảm bảo hoàn toàn tương thích về nội dung với bản gốc. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi, sửa đổi, thêm mới hoặc giảm bất kỳ thông tin nào trong đơn điện tử gốc khi chuyển đổi thành giấy đơn là không được phép. Mục tiêu của việc chuyển đổi ra giấy là đảm bảo tính toàn vẹn và phù hợp về thông tin giữa các phiên bản này, giúp xác thực và lưu trữ hóa đơn dễ dàng và thêm thủ công các quy định về kế toán và thuế.

Hóa đơn điện tử thường được định dạng bằng XML và yêu cầu một tệp đọc phần mềm XML để xem nội dung. Người dùng thường chọn sử dụng tệp PDF hoặc chuyển đổi thành giấy để xem, lưu trữ và đối chiếu thông tin giữa các giao dịch trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bản chuyển đổi thành giấy này không có giá trị pháp lý và không thể sử dụng để thực hiện các giao dịch, thanh toán (trừ khi hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ sở thuế). Chỉ có tệp chính thức XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

Do đó, điều quan trọng là phải lưu trữ tệp XML cẩn thận để sử dụng khi cần thiết và để đảm bảo bổ sung theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hóa đơn điện tử in ra giấy được coi là hợp lệ nếu phản ánh toàn vẹn đúng, đầy đủ nội dung của hóa đơn gốc.

>>> Xem thêm: Các địa chỉ văn phòng dịch thuật công chứng uy tín ở Hà Nội và dịch vụ dịch thuật lấy ngay tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ.

3. Một số quy định đối với việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

3.1. Nguyên tắc chuyển đổi

Chính sách quy định rằng người bán hàng có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông tin. Tuy nhiên, quy định này chỉ cho phép chuyển đổi một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải kèm theo các yêu cầu quy định và phải có chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật của người bán cùng với dấu của người bán. Điều này đảm bảo tính hợp lý và xác thực của chuyển đổi hóa đơn và giúp bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.

3.2. Điều kiện

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

3.3. Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu đặc biệt của hóa đơn chuyển đổi phải bao gồm đầy đủ các chi tiết sau:

• Dòng chữ phân biệt: Để làm rõ sự khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn gốc, cần có một dòng chữ đặc biệt, cụ thể là: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.”
• Họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

Hotline : 0966.22.7979 – 0935.669.669

Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Xem thêm từ khóa tìm kiếm:

>>> Hướng dẫn làm thủ tục sang tên sổ đỏ, dịch vụ sang tên sổ đỏ uy tín, nhanh chóng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ

>>> Chia thừa kế theo di chúc được quy định như thế nào? Thủ tục công chứng di chúc được thực hiện ra sao?

>>> Thỏa thuận phân chia di sản thừa kế được thực hiện như thế nào? Ở đâu thực hiện thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế?

>>> Có cách nào kiểm tra sổ đỏ giả hay không? Cách kiểm tra sổ đỏ giả như thế nào? Có thể đến Văn phòng công chứng để kiểm tra hay không?

>>> Người chưa thành niên có được thực hiện giao dịch dân sự không?